Personalplanung
Inhalt
Das Excel-Finanzplan-Tool beinhaltet eine umfangreiche und flexible Stellenplanung in Tabellenform. Zunächst werden einige allgemeine Vorgaben auf dem Blatt "Annahmen" gemacht (die später aber jederzeit angepasst und geändert werden können). Anschließend erfolgt die eigentliche Planung, d.h. wann welcher Mitarbeiter eingesetzt bzw. wann welche Stelle besetzt werden soll auf dem Blatt "Personal".
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Wichtig: Personal meint nicht Gesellschafter bzw. Inhaber Die Gesellschafter von Personengesellschaften bzw. der Inhaber eines Einzelunternehmens erhalten kein Lohn oder Gehalt (anders als der häufig verwendete umgangssprachliche Begriff „Unternehmerlohn“ suggeriert). Ihre Vergütung ist Bestandteil des Gewinns. D.h. sofern von Einzelunternehmen bzw. Personengesellschaften eine Vergütung an die Gesellschafter gezahlt wird, ist dieser Zahlungsmittelabfluss keine Ausgabe, sondern eine Privatentnahme. Sie erscheint damit nicht in der Rentabilitätsübersicht und mindert dementsprechend auch nicht den Gewinn (= Einnahmen minus Ausgaben). Berücksichtigt werden muss diese Privatentnahme aber auf jeden Fall in der Liquiditätsübersicht. Aus diesem Grunde dürfen im Abschnitt Personal etwaige Vergütungen an Gesellschafter nicht berücksichtigt und geplant werden, sondern ausschließlich die Personalaufwendungen für Angestellte/Mitarbeiter des Unternehmens. Mehr über Privatentnahmen der Gesellschafter finden Sie in diesem Abschnitt. |
Vorgaben auf dem Blatt Annahmen
Diese Vorgaben wurden auf dem Blatt "Annahmen" platziert, da es sich um übergreifende Vorgaben handelt, die nicht wie die Personaleinsatzplanung auf monatlicher Basis erfolgen. Es ist daher später einfach, z.B. durch Ausdruck des Blattes "Annahmen" alle Vorgaben (und damit auch die für die Personalplanung) auch für externe transparent zu dokumentieren. Das Blatt "Personal" ist nicht für einen Ausdruck bestimmt. Die wesentlichen Informationen, die auf diesem Blatt berechnet werden (wie bspw. Headcount, Personal- und Lohnnebenkosten etc.) werden aber auf den verschiedenen Ausgabeblättern zusammengefasst dargestellt.
Es sind bereits 10 unterschiedliche Positionen für Mitarbeiter bzw. Stellen- od. Tätigkeitsbezeichnung vorbereitet. Die bereits eingetragenen Bezeichnungen sind lediglich Vorschläge, die von ihnen individuell angepasst werden können. Sofern bereits konkrete Personen/Mitarbeiter bekannt sind, können Sie auch deren Namen statt der Stellenbezeichnung einfügen.
Vorgegeben werden können neben den Mitarbeiter- bzw. Stellenbezeichnungen die Brutto-Jahresgehälter und ggf. eine jährliche Steigerungsrate. Basisjahr ist dabei jeweils das Jahr ihres eingegebenen Modellstartzeitpunktes. Die Brutto-Jahresgehälter beziehen sich auf 12 (Monats-)Zahlungen. Es besteht die Möglichkeit durch entsprechende Auswahl in Spalte D für jede Personalstelle individuell eine 13. Lohn- bzw. Gehaltszahlung vorzusehen. Diese wird jeweils im Dezember (z.B. als Weihnachtsgeldzahlung) liquiditätswirksam und wirkt sich auch auf die Lohnnebenkosten aus.  Zum Vergrößern Bild anklicken Die Jahresbruttogehälter in den Folgejahren werden (in Abhängigkeit der jährlichen Steigerungsrate) automatisch berechnet (weiß gefärbte Zellen im Screenshot). Sie können aber bei Bedarf hier auch andere Jahreswerte eintragen. In diesem Fall geht allerdings die Steigerungsfunktionalität (Spalte F) verloren. Die entsprechende Zelle in Spalte F kann dann gelöscht werden. Außerdem sollten Sie um die Logik des Modells beizubehalten den so geänderten Zellen die Zellenformatvorlage Annahme zuweisen, da es sich ja dann nicht mehr um automatisch berechnete Zellen handelt. Diese Änderung macht keine Anpassungen auf dem Blatt "Personal" erforderlich. Im vorliegenden Excel-Finanzplan-Tool EÜR wird davon ausgegangen, dass die Personalkosten sämtlich im Monat ihrer Planung liquiditätswirksam werden. In der Praxis muss zumindest die Lohnsteuer erst zum 10. des folgenden Monats gezahlt werden.
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Eingaben auf dem Blatt Personal
Hier erfolgt die eigentliche Personaleinsatzplanung und die Zuweisung für jede Stelle/Mitarbeiter, welche Methode zur Berechnung der Lohnnebenkosten verwendet werden soll.
Für die einzelnen Stellen/Mitarbeiter (Bezeichnungen werden automatisch vom Blatt "Annahmen" übernommen) geben Sie zunächst vor, auf welche Weise die Berechnung der Lohnnebenkosten erfolgen soll (Dropdown-Menu in Spalte E bzw. F). Neben der Option "Keine LNK" können Sie einen von 3 Prozentsätzen auswählen (die %-Werte für diese Sätze können auf Blatt "Annahmen" angepasst werden) Im zweiten Schritt müssen Sie für jede Stelle/Mitarbeiter für die einzelnen Monate eintragen, ob (und ggf. mit wie vielen Personen) diese Stelle besetzt ist. Auf diese Weise können Sie äußerst flexibel planen. Bei Stellen mit dem gleichen Lohn können auch mehrere in einer Zeile geplant werden, außerdem können Sie auch Personalrückgänge (z.B. saisonal bedingte) korrekt planen. Im Grunde sind sogar auch z.B. halbe Stellen (0,5) möglich. Alle weiteren Berechnungen bleiben korrekt. Allerdings sollten Sie in einem solchen Fall die Formatierung (Anzahl der Dezimalstellen die angezeigt werden) anpassen. Ansonsten sehen Sie trotz der Eingabe von 0,5 nur 1 (obwohl korrekt gerechnet wird). Alle Berechnungen zu Personalaufwand, Lohnnebenkosten und ggf. 13. Lohn- bzw. Gehaltszahlung erfolgen automatisch gemäß ihrer Vorgaben. Im vorliegenden Excel-Finanzplan-Tool wird davon ausgegangen, dass die Personalkosten sämtlich im Monat ihrer Planung liquiditätswirksam werden.
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