Abweichungsanalyse (Controlling)

Controlling-Möglichkeiten im Excel-Finanzplan-Tool

Gestartet als reines Planungstool eignet sich das Excel-Finanzplan-Tool PRO mittlerweile bei Bedarf auch zu Controlling-Zwecken. Es besteht die Möglichkeit (nicht Notwendigkeit) auf dem Blatt „GuV-IST“ die tatsächlichen Daten (= IST-Daten) der Gewinn- und Verlustrechnung für die einzelnen Monate einzupflegen, so dass anschließend automatisch eine Abweichungsanalyse für 1. den aktuellen Monat, 2. für den Zeitraum Geschäftsjahresbeginn bis zum aktuellen Monat (= year-to-date) sowie 3. eine Vorschau, d.h. IST-Daten bis zum aktuellen Monat und Plan-Daten für die verbleibenden Monate des Geschäftsjahres durchgeführt wird (Blatt “GuV-Soll-IST-A“). Zusätzlich wird eine detaillierte Vorschau auf Monatsbasis für das aktuelle Geschäftsjahr berechnet, die ebenfalls ausgedruckt werden kann (Blatt “GuV-Vorschau“).

Click to expand/collapseEingabe von IST-Daten

Im ersten Schritt ist auf dem Blatt "Annahmen" im Abschnitt "Planungshorizont für die Finanzplanung" den Zeitpunkt einzustellen, bis zu dem IST-Daten vorhanden sind (bzw. eingegeben werden). Der hier eingestellte Monat ist gleichzeitig der aktuelle Reporting Monat auf dem Blatt “GuV-Soll-IST-A“. Sind für einen ausgewählten Monat noch keine IST-Daten enthalten, bekommen Sie einen Hinweis neben der Eingabezelle, außerdem sind die Werte auf dem Blatt “GuV-Soll-IST-A“ in den Spalten für „Monat“ gleich 0 bzw. leer.

Im zweiten Schritt sind die IST-Daten auf dem Blatt "GuV-IST" in die entsprechend formatierten Inputzeilen einzutragen.

Die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung entspricht der der anderen Blätter. Hinweis: Umbenennungen, d.h. eine Veränderung einzelner Bezeichnungen, in der Master-GuV wirken sich auch auf dem Blatt "GuV-IST" direkt aus und Sie sparen Arbeit und Zeit, da Sie nicht doppelt im Tool umbenennen müssen. Aber: Sofern Sie größere Modifikationen vornehmen, d.h. z.b. zusätzliche Positionen in der GuV einfügen, dann müssen Sie (nur wenn Sie die Controlling-Funktionalitäten nutzen wollen) auch die drei Blätter "GuV-IST", "GuV-Soll-IST-A" sowie "GuV-Vorschau" entsprechend anpassen.

Weiter unten auf dem Blatt "GuV-IST" wird für die gesamte Planungsperiode automatisch die Vorschau berechnet. Hier muss nichts von Ihnen eingegeben werden. Die Daten werden zur Konsolidierung auf den anderen Blättern benötigt (muss aber ebenfalls angepasst werden bei größeren Modifikationen in der GuV, siehe Hinweis oben).

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Wichtig

Sobald Sie mit der Eingabe von IST-Daten begonnen haben sollten Sie nicht mehr das Startdatum für die Planung (auf dem Blatt "Annahmen") verändern, da ansonsten die eingegebenen IST-Daten nicht mehr dem korrekten Monat zugeordnet werden.
Click to expand/collapseSoll-IST-Abweichungsanalyse und Vorschau

Auf dem Blatt "GuV-Soll-IST-A" befindet sich die ausdruckbare Soll-IST-Abweichungsanalyse für den letzten Monat mit IST-Daten, für die Zeitraum "year-to-date" sowie die neue Vorschau mit der Kombination der eingegebenen IST-Daten mit Plandaten für die restlichen Monate des Geschäftsjahres. Auf dem Blatt "Annahmen" besteht im Abschnitt "Vorgaben für Abweichungs- bzw. Soll-Ist-Analyse (4 Pfeile)" die Möglichkeit einige Vorgaben bzgl. der 4 farbigen Pfeile sowie der maximalen relativen Abweichungen zu machen. Falls Sie die Spalte mit den Pfeilen nicht benötigen bzw. nicht ausdrucken möchten, können Sie diese vor dem Druck bzw. Export einfach durch „Klick“ auf das Minuszeichen oben ausblenden.

Auf diesem Blatt sind keine Eingaben erforderlich/möglich. Der dargestellte Monat bzw. die Zeiträume basieren auf ihren Vorgaben bei "IST-Daten berücksichtigen bis zum" auf dem Blatt "Annahmen".

Die beiden für den Druck vorbereiteten Blätter “GuV-Soll-IST-A“ und „GuV-Vorschau“ sind ebenfalls fertig für eine zweisprachige Ausgabe (Deutsch und Englisch im Auslieferungszustand) vorbereitet.