Eigene inhaltliche Anpassungen

Bevor Sie auf einem Blatt Änderungen durchführen können, muss der Blattschutz für dieses Blatt entfernt werden. Gehen Sie dazu auf das Register „Überprüfen“ und klicken auf „Blattschutz aufheben“. Das wird kein Blattschutzkennwort verwendet. Bei Blättern ohne Schutz steht an Stelle von „Blattschutz aufheben“ der Menupunkt „Blatt schützen“.

Bei größeren Änderungsvorhaben auf mehreren Blättern haben wir zu ihrer Arbeitserleichterung ein Makro vorbereitet, welches den Blattschutz auf allen Blättern mit wenigen Klicks entfernt. Dazu gehen Sie bitte auf das Register "Entwicklungstools" (Register "Entwicklungstools" einblenden), klicken in der Gruppe "Code" auf Makros und wählen das Makro "Modus_Bearbeitung". In der sich öffnenden Dialogbox geben Sie das Passwort "0815" ein und klicken auf OK.

Achtung: Ohne den Blattschutz besteht die Gefahr, dass Sie wichtige Zellen bzw. Formeln löschen. Machen Sie vorher eine Sicherheitskopie!

Falls Sie beim anschließenden Versuch Zeilen oder Spalten einzufügen die Meldung bekommen „Objekte können nicht über das Blatt hinaus verschoben werden", lesen Sie bitte hier weiter.

Ausgangssituation

Die automatisierte Planung von Bestandsänderungen über die Zielgröße „% vom Nettoumsatz“ in der Auslieferungs-/Standardversion des Excel-Finanzplan-Tools stellt lediglich einen einfachen Ansatz dar, um Vorräte in der Planung zu berücksichtigen. Grundsätzlich gibt es viele weitere Möglichkeiten die Vorratsplanung in Excel abzubilden. Im Folgenden stellen wir ihnen einen Planungsansatz vor, der ihnen mit nur wenigen Anpassungen eine erheblich höhere Flexibilität im Rahmen der Vorrats- bzw. Bestandsplanung ermöglicht.

Der Kern des Ansatzes ist dabei, die automatische Berechnung der Zielgröße Lagerbestand (Zeile 128 auf Blatt „Kosten“) durch manuelle Inputwerte zu ersetzen. Auf diese Weise können Sie auch unabhängig vom Umsatz und sehr flexibel ihre Vorräte planen.

Zur Verdeutlichung haben wir ein einfaches Beispiel in einem ansonsten „leeren“ Modell erstellt, so dass die Auswirkungen schnell nachvollzogen und geprüft werden können. Wir verzichten dabei bewusst auf Zahlungsziele, MwSt. etc., sondern haben nur einzelne Umsätze und Materialkosten geplant. Falls Sie selbst in ihrer EFT-Datei Änderungen machen wollen, denken Sie daran ggf. vorher den Blattschutz zu entfernen.

Annahmen Umsätze:

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Für die Materialkosten haben wir der Einfachheit halber eine Materialeinsatzquote i.H.v. 50% angenommen (nicht im Screenshot sichtbar). Sie können ihre eigenen Material- bzw. Wareneinsatzkosten natürlich völlig unabhängig und individuell für jeden Monat planen.

Erforderliche Modelländerung:

Auf dem Blatt „Kosten“ in Zeile 128 (Zielgröße Lagerbestand (netto)) ersetzen wir nun die Formeln ab Spalte J durch einfache Input-Zellen in die wir dann beliebige Werte (oder auch Formeln) eintragen können. Weisen Sie diesen neuen Eingabezellen die Zellenformatvorlage „Annahme“ zu, damit diese entsprechend formatiert werden und jeder Modellnutzer sofort erkennt, dass es sich von nun an um Eingabezellen handelt.

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass nur einmal pro Quartal Material bestellt und auf Lager gelegt wird, d.h. in Spalte J (Januar) wird für die Monate Feb. bis Apr. Material eingekauft (siehe Formel im Screenshot). Daraus resultiert die Bestandserhöhung um EUR 1.550 (50% des Umsatzes in diesem Zeitraum). Dies ist nun unsere neue Zielgröße. Sie müssen dort aber keine Formel einfügen, sondern können auch einfach beliebige Absolutwerte einsetzen (natürlich auch für jeden Monat unterschiedliche Werte). Die Zeile 127 mit der ursprünglichen Bezugsgröße (Umsatz) hat von nun an keine Funktion mehr. Ignorieren Sie diese einfach.

Für den Monat Feb. wird als Zielwert 0 (Null) Euro eingegeben. Das Modell nimmt nun die 500 € Material/Waren im Februar (50% von 1.000) komplett aus dem Lager, was Sie auch an der Verminderung im Bilanzkonto unten im Screenshot erkennen. Gleiches gilt für März etc.

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Schauen wir auf die Liquidität (Blatt „Ueb_11“), sieht man im folgenden Screenshot, dass korrekterweise Auszahlungen für Material nur in den genannten Monaten, also quartalsweise in diesem Beispiel anfallen. Beachten Sie dabei, dass bspw. im ersten Monat (Januar) nicht nur die 1.550 € Bestandsaufbau, sondern auch noch die 400 EUR vom aktuellen Monat (50% von 800 Umsatz) hinzukommen. Das gilt analog für die weiteren Zahlungen.

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Ein Blick auf die GuV (Blatt „Ueb_10") zeigt, dass auch dort der Ausweis korrekt ist. Sowohl die Bestandsveränderungen, wie auch der Materialaufwand bzw. Wareneinsatz werden korrekt abgebildet.

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Das Prinzip sollte nun deutlich geworden sein. Selbstverständlich können Sie natürlich beliebige Variationen umsetzen wie bspw. halbjährliche Bestellungen (also alle 6 Monate) oder unregelmäßige Intervalle, einen höheren Lagerbestand in bestimmten Monaten aufbauen etc. In jedem Monat den gleichen festen Lagerbestand vorgeben etc.

Unterstützung bei individuellen Anpassungen

Sollten noch detailliertere Bestandsplanungen, z.B. für einzelne Produkte oder Produktgruppen erforderlich sein, muss das Excel-Finanzplan-Tool individuell angepasst werden, so dass im Extremfall für jedes Produkt eine separate Bestandsplanung möglich wird. Da das EFT offen, transparent und flexibel ist, können Sie eigene Änderungen oder Umsetzungen selbstverständlich jederzeit angehen. Sofern Sie dabei Unterstützung benötigen, übernehmen wir derartige Modifizierungen gerne für Sie. Kontaktieren Sie uns einfach mit ihren Wünschen.

Erfahrungsgemäß reicht es aus für Banken und Investoren das erste Planjahr monatlich darzustellen, Jahr 2 und 3 dann auf Quartalsbasis, während für die letzten beiden Jahre (Jahr 4 und 5) eine jährliche Aggregation genügt. Dies macht die Übersichten auch einfacher les- und ausdruckbar als ein „Zahlenfriedhof“ über 60 Monate.

Bestimmte Investoren bzw. Geschäftsmodelle machen es aber hin und wieder erforderlich, auch spätere Jahre in den Übersichten 10 bis 12 (also GuV, Cashflow und Bilanz) monatlich darzustellen. Da im EFT grundsätzliche alle Berechnungen und Daten durchgehend auf Monatsbasis vorliegen (siehe Blatt "GuV+CF+Bilanz") ist dies kein großes Problem. Wir zeigen ihnen am Beispiel von Blatt "Ueb_11" (Cashflow) wie das ganz einfach mit wenig Aufwand zu bewerkstelligen ist.

Ziel: Liquiditätsübersicht (Blatt "Ueb_11") im Jahr 2 von quartalsweiser Darstellung auf monatlich erweitern

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1.Blattschutz entfernen

2.Spalte X durch klicken auf X markieren (geht auch mit Spalte Y oder Z) und 8 neue, zusätzliche Spalten einfügen (z.B. mit Tastenbefehl [STRG] + [+])

3.J6 bis (zur letzten Zeile, hier flüssige Mittel am Periodenende) U64 (aus dem ersten Jahr, nicht Summenspalte V) selektieren und mit [STRG] + [C] kopieren und anschließend bei W7 mit [STRG] + [V] alles wieder einfügen.

4.Formel in Zelle W7 anpassen => =U8+1 (damit die Zeitleiste oben wieder korrekt arbeitet)

Das war es schon. Es darf keine Fehlermeldung bei der Aggregationskontrolle auftauchen (Zelle I66 auf Ueb_11). Für geübte Excel-Nutzer ist für diese Anpassung ein Zeitaufwand von ca. 5 min. zu veranschlagen.

Grundsätzlich (d.h. im Auslieferungszustand) sind im EFT alle bereits zu Planungsbeginn bestehenden Darlehen (summarisch) auf dem Blatt „Annahmen“ in der Startbilanz einzutragen (Passiva => Langfristige Verbindlichkeiten) einzutragen. Anschließend können Sie auf dem Blatt "Finanzierung" im Abschnitt „7. Langfristige Verbindlichkeiten (bei Modellbeginn)" die zukünftigen Zins- und Tilgungszahlungen (ebenfalls wieder summarisch für alle Darlehen) vorgeben.

Ab Version 5.02 können standardmäßig Tilgungs- und Zinszahlungen für bis zu 5 bestehende Darlehen einzeln geplant werden. Das hinzufügen von zusätzlichen Zeilen (für weitere Darlehen) ist problemlos und schnell möglich. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie neue Zeilen oberhalb der letzten Inputzeile einfügen. Dann können Sie Format und Formeln von einer der intakten Zeilen darüber einfach kopieren. Gehen Sie nicht auf die Summenzeilen, um darüber neue Zeilen einzufügen. In diesem Fall passt Excel nicht automatisch die Summenformeln an und es kann (sofern Sie die Formeln nicht selbst manuell korrigieren) zu Fehlern kommen.

Sofern Sie nicht im Besitz der neuesten Version sind, beschreiben wir ihnen im Folgenden, wie eine alternative Erweiterung zur detaillierten Planung von Einzeldarlehen durchgeführt werden kann. Dabei ist es einfach möglich, das EFT so anzupassen, dass Sie die Zins- und Tilungszahlungen für beliebig viele bestehende Darlehen im Detail planen können. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Schritt:

Fügen Sie auf dem Blatt „Finanzierung“ ganz am Ende (freier Bereich) einen neuen Abschnitt z.B. mit der Bezeichnung „Detaillierte Übersicht bestehende Darlehen“ ein (siehe Screenshot). Gegebenenfalls müssen Sie vorher den Blattschutz entfernen.

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Sie können in dem neuen Abschnitt im Grunde beliebig viele Darlehen (Zeilen) aufnehmen. Sie unterteilen den Kapitaldienst in die beiden Blöcke Zinszahlungen und Tilgungen. Die Darlehensbezeichnungen sind Eingabefelder (siehe verwendete Formatvorlage). Im zweiten Block können Sie einfach nach oben verlinken, dann brauchen Sie die Bezeichnungen nur einmalig eingeben. Wichtig ist, dass die Eingabefelder für die Zins- und Tilgungszahlungen (ab Spalte J) nur negative Werte enthalten dürfen. Sie können dazu einfach eine Eingabezelle aus dem Abschnitt „7. Langfristige Verbindlichkeiten (bei Modellbeginn)", z.B. Zelle J160 (aus der Zeile Zinszahlung (manuelle Eingabe)) kopieren. Auf diese Weise ist eine Gültigkeitsprüfung enthalten und die Eingabe positiver Werte ist nicht mehr möglich.

2. Schritt

Jetzt verlinken Sie einfach die jeweiligen Summen nach oben in den Abschnitt „7. Langfristige Verbindlichkeiten (bei Modellbeginn)" und zwar in die jeweiligen Zeilen für Zins- bzw. Tilgungszahlungen (Spalte J bis BU => siehe auch Beispiel-Formeln im Screenshot). Sie sollten anschließend noch die Formatvorlage für die neu verlinkten Zellen anpassen (z.B. auf „Referenz_InSheet“ oder wie im Screenshot auf „Ext_Link“), da diese Zellen nun keine Eingabezellen mehr sind. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die neuen Verlinkungen nicht irrtümlich durch Sie selbst oder einen anderen Nutzer überschrieben werden.

Grundsätzlich werden im Rahmen der Personalplanung zunächst einige allgemeine Vorgaben auf dem Blatt "Annahmen" gemacht (z.B. Bezeichnung der Mitarbeiter bzw. Stellen sowie die jeweiligen Jahreslöhne bzw. -gehälter). Anschließend erfolgt die eigentliche Planung, d.h. wann welcher Mitarbeiter eingesetzt bzw. wann welche Stelle besetzt werden soll auf dem Blatt "Personal" (vgl. Kapitel Personalplanung). Alles andere berechnet sich dann automatisch.

Für den Fall, dass ihnen die Anzahl der Stellen nicht ausreicht bzw. Sie eine eigene HR-Planung für ihr Unternehmen (z.B. aus einem Vorsystem) haben, können Sie diese Werte auch direkt in das Modell einfügen. Dazu müssen einige Formeln überschrieben werden, was wir im Folgenden erläutern. Dieser Fall ist gedacht für Unternehmen mit mehr als 30 bzw. 40 Mitarbeitern, die nicht alle einzeln bzw. namentlich geplant werden sollen.

Übersicht

Je nachdem welche Werte Sie genau planen bzw. ersetzen möchten, sind auf dem Blatt "Personal" ggf. mehrere Zeilen/Formeln anzupassen bzw. zu ersetzen.

Grundsätzlich kommen in Frage:

1.Anzahl der Mitarbeiter bzw. FTE (für Grafik u. Ausweis in Übersicht weiter vorne)

2.Personalaufwand  (Bruttolöhne u. -gehälter) ggf. inkl. 13. + 14. Lohn-/Gehaltszahlung

3.Soziale Abgaben (Lohnnebenkosten)

4.Sonstige Personalkosten

Vorgehen

Entfernen Sie den Blattschutz und ersetzen die Formeln in der jeweiligen Zeile durch Eingabezellen.

Ad 1. Die Gesamtanzahl der Mitarbeiter bzw. FTE planen bzw. verlinken Sie bspw. in der Zeile "Gesamtsumme" ab Spalte J (siehe Screenshot). Dort löschen Sie also die Formeln und ändern die Zellenformatvorlage auf "Annahme", so dass jederzeit klar wird, dass es sich nun um Eingabezellen handelt.

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Selbstverständlich haben die (ursprünglichen) Eingabezellen in dem Teil darüber dann keine Funktion mehr und können ignoriert werden (am besten die Werte in diesen Zellen löschen bzw. auf Null setzen).

Ad 2. Der Personalaufwand  (Bruttolöhne u. -gehälter) kann bspw. in der Zeile "Gesamter Personalaufwand (ohne Mgmt)" eigefügt werden. Da hier ebenfalls die Summenformel durch neue Eingabezellen zu ersetzten sind, sollten die Werte die Sie dort später eintragen etwaige 13. und 14. Zahlungen bereits enthalten.

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Den Hinweis, dass hier "ohne Management" gemeint ist, können Sie ignorieren. Diese hier vorgestellte Variante berücksichtigt immer sämtlich Personalkosten (also inkl. Management). Dafür bleiben später in der GuV aber die Zeilen Gehälter Gesellschafter-Geschäftsführer, Ehegattengehalt, Gehälter fremde Geschäftsführer etc. leer und können deshalb ggf. ausgeblendet (nicht gelöscht) werden.

Für die Positionen 3. Soziale Abgaben (Lohnnebenkosten) und 4. Sonstige Personalkosten gehen Sie analog vor. Die jeweiligen zu bearbeitenden Summenzeilen erkennen Sie schnell am Format. Falls Sie nicht alle genannten Positionen ersetzen möchten, achten Sie darauf, dass sich nicht die Eingaben bzw. Berechnungen von beiden Varianten überlagern. D.h.löschen Sie bspw. oben bei "Anzahl Mitarbeiter" alle Eingaben, dann kann das nicht passieren. Alternativ können Sie auch in den nicht benötigten Summenzeilen die Formeln komplett löschen bzw. Nullwerte einfügen. Allgemein empfehlen wir bei derartigen größeren Formeländerungen im Modell immer vorher eine Sicherheitskopie ihrer Excel-Datei anzulegen oder die veränderte Version unter anderem Namen abzuspeichern.

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