Wichtige Formate

Das Excel BWA-Tool wurde komplett unter Verwendung von Zellenformatvorlagen entwickelt. Zellenformatvorlagen können verwendet werden, um mehrere Formate in einem einzigen Schritt anzuwenden. In einer Zellenformatvorlage lassen sich grundsätzlich alle Formatierungsmerkmale speichern, die auch in den Einstellungsmöglichkeiten im Dialog „Zellen formatieren“ definiert werden können („Strg+1“) z. B. Schriftarten und Schriftgrößen, Zahlenformate, Zellrahmen und Zellenschattierungen usw.

Übersicht aller benutzerdefinierten Zellenformatvorlagen im EFT

Die wesentlichen Vorteile dabei sind:

1.Erheblicher Zeitgewinn, da komplexe Formatierungen mit einem „Klick“ erstellt werden können

2.Professionelles und stringentes Layout (erhöht Transparenz und Orientierung im Modell)

3.Einfache (auch nachträgliche) Anpassung für gesamtes Modell möglich (z.B. gemäß Unternehmens CI oder spezielle Farben etc.)

Die Excel-Datei des EFT enthält einen kompletten Satz an Zellenformatvorlagen deren Formatierungen und Bezeichnungen Sie auf dem Blatt „Basics“ einsehen können. Jede Zellenformatvorlage bzw. deren Formatierung hat eine bestimmte Funktion, wodurch das gesamte Modell leichter zu nutzen und zu verstehen ist, auch für Externe.

Die wichtigsten, die Sie kennen sollten sind:

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Übersicht der wichtigsten Zellenformatvorlagen aus dem Blatt Basics

Bei den Zahlenformaten hat es sich durchgesetzt, dass negative Werte (z.B. für Auszahlungen) in Klammern, also z.B. (200) anstatt -200, dargestellt werden. Das Format ist außerdem so gewählt, dass negative und positive Werte exakt untereinander ausgerichtet werden, trotz der Klammern.

Zellen mit dem Wert Null (0) erkennen Sie an einem "-" anstatt einer "0". Dadurch wird die Planung viel übersichtlicher, weil bspw. bei verkürztem Planungshorizont im hinteren Bereich nicht überall Nullen auftauchen.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Erläuterung zur Bedeutung und Funktion der wichtigsten, im vorherigen Abschnitt erwähnten, Zellenformatvorlagen.

Neben den erläuterten Zellenformatvorlagen enthält die Excel-Datei vordefinierte Zellnamen und Konstanten.

Die Verwendung von Zellnamen in Formeln erleichtert das Verständnis bei der Analyse von komplexen Funktionen. Auch Externe können schnell und einfach nachvollziehen, dass bspw. ein Monatswert abgeleitet wurde indem der Jahresausgangswert durch „Monate_Jahr“ geteilt wurde.

Regelmäßig in Finanzmodellen verwendete Konstanten (z.B. Quartale pro Jahr, Monate pro Jahr, Tausend, Millionen etc.) sind auf dem Blatt „Basics“ definiert und mit „sprechenden“ Zell- bzw. Bereichsnamen versehen.

Einen vollständigen Überblick über alle in der Excel-Datei verwendeten Namen finden sie schnell im Namensmanager. Diesen erreichen sie im Register „Formeln“ in der Gruppe „Definierte Namen“ durch einen Klick auf die Schaltfläche „Namensmanager“ (oder einfach „Strg+F3“). Hier sehen sie den Namen, den jeweiligen Wert und wo die Definition zu finden oder ggf. zu ändern ist.

Das Excel BWA-Tool enthält zahlreiche Erläuterungen und Hinweise in Form von sogenannten Notizen (in älteren Excel-Versionen noch Kommentare genannt). Diese sind erkennbar an der roten Ecke oben rechts in einer Zelle. Normalerweise sind die Hinweise lesbar, sobald man mit der Maus auf die Zelle geht. Bei der erstmaligen Nutzung hilft es ggf. zeitweilig alle Notizen einzublenden. Dies lässt sich ganz einfach über eine entsprechende Schaltfläche in der Registerkarte „Überprüfen“ bewerkstelligen (siehe Screenshot).

Beispiel eines Notizfeldes auf dem Blatt "BWA IST" am Kontrollfeld, ob die BWA-Bezeichnungen alle korrekt sind:

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Während Datenüberprüfungen dazu dienen die Eingabemöglichkeiten in diesem Tool an vielen Stellen auf sinnvolle Alternativen zu begrenzen und damit der Vereinfachung und Fehlervermeidung dienen, zielen die bedingte Formatierungen darauf ab, die Verständlichkeit, Übersicht und Transparenz des BWA-Tools signifikant zu erhöhen. Außerdem wird eine schnelle Orientierung und Navigation innerhalb des umfangreichen BWA-Tools erleichtert.

Datenüberprüfungen

Durch die Verwendung von Datenüberprüfungen im Excel BWA-Tool erhalten Sie bei unzulässigen Eingaben i.d.R. eine Hinweismeldung, so dass Sie ihre Eingaben unmittelbar korrigieren können.

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Aktuelles Geschäftsjahr (Blatt „Annahmen“): Eingabebegrenzung vierstellige Jahreszahl zwischen 2015 und 2050

Ein weiteres Beispiel ist die Vorgabe auf dem Blatt „Bilanz Plan“ die Desinvestitionen (= Verkäufe) und Abschreibungen als negative Werte eingeben zu müssen

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Auf diese Weise lassen sich häufige Eingabefehler direkt abfangen und die Modellintegrität bleibt erhalten.

Bedingte Formatierungen

Beispiele für die Verwendung von bedingten Formatierungen sind:

1.Flags bzw. Zeiger

2.Schalter und Kontrollen

3.Kennzeichnung von Minimum- bzw. Maximumwerten sowie

4.Hervorhebung bzw. Ausblendung von bestimmten Werten und Auswahlen

Als ein ausgewähltes Beispiel aus dem Tool seien Eingabefelder genannt, die bei Deaktivierung einer bestimmten Funktionalität schraffiert dargestellt werden (siehe Screenshot). Dadurch wird ihnen signalisiert, dass Eingaben in diesen Zellen nicht erforderlich sind.

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