<< Für Inhaltsverzeichnis bitte klicken >>

Ergebnisse und Präsentation

Inhalt

Am Ende ihrer Analyse- bzw. Planungsaktivitäten, bevor die wesentlichen Ergebnisse dann ggf. ausgedruckt bzw. in andere Dokumente wie Investorenberichte oder -präsentationen kopiert werden, sollten Sie nochmals einige Dinge prüfen bzw. den Export vorbereiten.

Dashboard-Übersichten

Die beiden enthaltenen Dashboards liefern schnell einen komprimierten Überblick der wichtigsten Ergebnisse und Kennzahlen und zwar nicht nur in Bezug auf den von ihnen ausgewählten letzten IST-Monat, sondern auch hinsichtlich einer neuen Vorschau für das aktuelle Geschäftsjahr sowie vergleichend in Bezug auf das vorangegangene Geschäftsjahr. Dazu ist es hilfreich, sich mit der Darstellungsform vorab vertraut zu machen, so dass bei der späteren Arbeit mit dem Tool die Analyse schnell und präzise mit einem Blick gelingt und die richtigen Rückschlüsse gezogen werden können.

Im Folgenden ein kurzes (einfaches und fiktives) Beispiel, welches ihnen das Darstellungsprinzip erläutern soll. Dabei wurden bewusst eine Erlöspositionen und eine Kostenposition herausgesucht, da pos. und neg. Abweichungen und damit auch die Farben unterschiedlich sind. Während bspw. beim Umsatz mehr gleich besser und damit positiv (grün) ist, sind mehr Kosten i.d.R. schlechter, so dass eine positive Abweichung hier negativ und damit rot ist.

Gehen wir für unser Beispiel von den folgenden Rohdaten aus:

Zum Vergrößern Bild anklicken

Damit ergibt sich im Dashboard 2 folgende Übersicht für die Umsätze mit dem IST-Monat Juni 2021:

Zum Vergrößern Bild anklicken

Im oberen Drittel lässt sich nicht nur schnell der IST-Umsatz des aktuellen Monats (175.000 EUR) schnell ablesen, sondern die Balkengrafik darunter zeigt auch die Abweichung zur Planung für diesen Monat. Dabei entspricht der graue Balken dem Plan-Wert, der hellere dem IST-Wert (siehe Beschriftung im Screenshot oben). Man sieht ferner auf einen Blick, dass eine pos. abs. Abweichung (grün) i.H.v. 25.000 EUR vorliegt, dass entspricht (plus => Dreieckspfeil nach oben) 16,7% gegenüber dem Planwert. Die Abweichungen zum Vormonat sowie zum gleichen Monat des Vorjahres darunter sind selbsterklärend. In der unteren Hälfte eine analoge Darstellung für die kumulierten IST-Werte (d.h. im Bsp. Jan. bis Jun.). Hier ist die graue Säule (= Planwerte) länger, d.h. bezogen auf das 1. Halbjahr liegen wir unter Plan (deshalb rot) und zwar 100.000 EUR bzw. -12,5%.

Für die Personalkosten sieht die Karte mit dem IST-Monat Juni 2021 im Dashboard 2 folgendermaßen aus:

Zum Vergrößern Bild anklicken

Achten Sie auf die unterschiedlichen Farben und Vorzeichen. Da nur 25.000 EUR Personalkosten für diesen Monat geplant wurden, tatsächlich aber 30.000 EUR entstanden sind, ist der hellere IST-Balken länger als der graue Planbalken. Die positive Abweichung (= höhere Kosten) ist hier aber rot dargestellt, da höhere Kosten natürlich schlechter sind. Das Gegenteil sehen Sie in der unteren Hälfte für die kumulierten Personalkosten Jan. bis Jun. Hier liegt man mit den IST-Werten im ersten Halbjahr 20.000 EUR unter Plan, was positiv ist und somit grün dargestellt wird.

Icon - Achtung_128

Fazit: Schnelle Einordnung möglich auf Basis Farbcodierung

Die Farbcodierung rot bzw. grün zeigt ihnen auf einen Blick, ob es sich um eine für das Unternehmen negative oder positive Abweichung handelt. Die dreieckigen Pfeilspitzen zeigen die Richtung, d.h. mehr oder weniger. Dies ist aber nicht gleichbedeutend mit positiv bzw. negativ, sondern hängt davon ab, ob es sich bspw. um Erlöse, Rohertrag, Gewinn etc. oder eine Aufwands- bzw. Kostenposition handelt.

Das gleiche Prinzip kommt im Übrigen auf dem Blatt "BWA Soll-IST" bei der Berechnung und Darstellung der relativen, also prozentualen Abweichung der einzelnen Positionen zur Anwendung.

Nach Fertigstellung ihre Analysen und Planungen können Sie die wesentlichen Informationen bzw. Übersichten fertig formatiert mit wenigen Klicks ausdrucken, um die Ergebnisse z.B. ihren Gesellschaftern, Investoren, Banken etc. zu präsentieren oder um die Übersichten bspw. in eine Unternehmenspräsentationen zu integrieren.

Dabei ist es nicht vorgesehen und auch nicht sinnvoll alle Blätter des Tools vollständig auszudrucken. Es sind fertig formatierte Zusammenfassungen mit allen wichtigen Daten und zusätzlichen Grafiken vorbereitet (alle roten Tabellenblätter). Auf dem Blatt "Inhalt" sehen Sie eine Übersicht all dieser Blätter und können diese von dort auch direkt anspringen.

Sie können (nur) einzelne Blätter ausdrucken bzw. exportieren aber auch alle auf einmal mit durchgehender Seitennummerierung (siehe Tipp 2 in Box weiter unten).

Bevor Sie die genannten Blätter ausdrucken, sollten Sie noch folgende Dinge prüfen bzw. erledigen:

1.Bei einigen Übersichten können Sie teilweise noch zusätzliche Einstellungen für die Grafiken vornehmen (z.B. Blatt "BWA AJ Monate" oberhalb der Grafik) oder auch Zeiträume auswählen bzw. anpassen (z.B. Blatt "Umsatz => Gewinn" im unteren Teil Monat (von - bis) einstellbar). Nehmen Sie diese einstellungen wie gewünscht vor bevor Sie drucken oder exportieren. Alle vorgenommenen Einstellungen werden natürlich auch mit abgespeichert.

2.Klappen Sie ggf. die Zeilen- und Spaltenbereiche auf, die gedruckt werden sollen (Die kleinen + und - Zeichen am Rand und oben; oder oben links auf die Zahlen: 1 schließt alle Untergruppen (höchste Ebene), die größte Zahl öffnet alles (tiefste Ebene)). Häufig können bspw. Kontrollzellen, nicht genutzte Reservezeilen oder Modelllaufzeitflags ausgeblendet werden.

3.Gehen Sie auf das Seitenlayout und ändern bei Bedarf den Text in den Fußzeilen der Blätter (z.B. können Sie den Namen ihres Unternehmens dort einfügen). Wichtig: Dies muss für jedes Tabellenblatt welches gedruckt werden soll separat durchgeführt werden, weil ansonsten ggf. die Seitenformatierungen bzw. die Seitenumbrüche verloren gehen können.

Icon - Tipp_128

Tipp 1: Qualitätssicherung

Prüfen Sie nach dem Druck nochmals, ob Sie mit dem Inhalt und dem Ergebnis zufrieden sind bevor Sie die Unterlagen (z.B. an Gesellschafter, Banken oder andere Kapitalgeber) weitergeben.

Icon - Tipp_128

Tipp 2: Mehrere Tabellenblätter gleichzeitig drucken

Mit wenigen Klicks können Sie beliebige Ausgabeblätter mit durchgehender Seitennummerierung in einem Rutsch drucken bzw. als PDF-Dokument exportieren. Dazu müssen Sie zunächst alle Tabellenblätter die Sie gemeinsam ausdrucken wollen auswählen (= gruppieren).

Gruppierung herstellen:

1.Klicken Sie das Register des 1. Tabellenblattes an, das Sie zur Gruppe hinzufügen möchten.

2.Drücken und halten Sie die Strg-Taste und klicken nun alle weiteren Tabellenblätter an, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten. In der Titelleiste von Excel erscheint zusätzlich der Text/Hinweis [Gruppe].

Nachdem Sie alle Blätter zur Gruppe hinzugefügt haben, können Sie ganz normal drucken oder als PDF-Dokument exportieren. Ganz wichtig ist es, nach Abschluss ihres Drucks bzw. Exportes die Gruppierung wieder aufzuheben, ansonsten wirken sich alle weiteren Änderungen auf alle Blätter aus, die gurppiert sind. Dies kann z.B. bei Löschen von nur einer einzigen Zelle zur vollständigen Unbrauchbarkeit ihrer gesamten mühsam erstellten Planungsvorlage führen.

Gruppierung aufheben:

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste das Register eines zur Gruppe gehörigen Tabellenblattes an.

2.Wählen Sie den Befehl „Gruppierung aufheben“.

Hinweis: Diese Methode empfiehlt sich insbesondere für zwei Anwendungsfälle. Zum einen die zeitsparende Formatierung von identischen Elementen auf Ausgabeblättern (i.d.R. aber nicht für die Seitenumbrüche, die sind für optimale Ergebnisse häufig spezifisch für jedes Blatt), zum anderen zum Ausdruck ausgewählter Blätter (wie oben erläutert). Der Vorteil dabei ist, dass etwaige Seitennummerierungen im Ausdruck durchgehend sind, auch wenn Sie vorher verschiedene Tabellenblätter gruppiert haben, die nicht nebeneinander liegen oder unterschiedlich viele Seiten haben. Bei sequenziellem Ausdruck einzelner Tabellenblätter beginnt die Seitennummerierung hingegen bei jedem Blatt immer wieder von vorne.