Das Excel-Finanzplan-Tool beinhaltet eine umfangreiche und flexible Stellenplanung in Tabellenform. Zunächst werden einige allgemeine Vorgaben auf dem Blatt "Annahmen Allg" gemacht (die später aber jederzeit angepasst und geändert werden können). Anschließend erfolgt die eigentliche Planung, d.h. wann welcher Mitarbeiter eingesetzt bzw. wann welche Stelle besetzt werden soll auf dem Blatt "Personal".

Vorgaben auf dem Blatt Annahmen

Diese Vorgaben wurden auf dem Blatt "Annahmen Allg" platziert, da es sich um übergreifende Vorgaben handelt, die nicht wie die Personaleinsatzplanung auf monatlicher Basis erfolgen. Es ist daher später einfach, z.B. durch Ausdruck des Blattes "Annahmen Allg" alle Vorgaben (und damit auch die für die Personalplanung) auch für Externe transparent zu dokumentieren. Das Blatt "Personal" ist nicht für einen Ausdruck bestimmt. Die wesentlichen Informationen, die auf diesem Blatt berechnet werden (wie bspw. Headcount, Personal- und Lohnnebenkosten etc.) werden aber auf den verschiedenen Ausgabeblättern zusammengefasst dargestellt.

Click to expand/collapseLöhne und Gehälter

Grundsätzlich sind vier verschiedene Bereiche zu unterscheiden. Jeweils ein Abschnitt für die 3 Profit Center 1. Restaurant, 2. Hotel und 3. Sonstige Dienstleistungen sowie ein weiterer Abschnitt für Mitarbeiter die nicht ausschließlich in einem der 3 Profit Center arbeiten, sondern bereichsübergreifend. Da später auch eine Profit Center spezifische Auswertung erstellt wird, können diese Mitarbeiter beliebig (prozentual) auf die Bereiche geschlüsselt werden.

Die Bezeichnungen für die Mitarbeiter bzw. Stellen können individuell gewählt werden und tauchen dann automatisch wieder auf dem Blatt "Personal" auf. Sofern bereits konkrete Personen/Mitarbeiter bekannt sind, können Sie auch deren Namen statt der Stellenbezeichnung einfügen.

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Hinweis

Bei Ausführung des Löschmakros oben auf dem Blatt "Annahmen Allg" werden die Bezeichnungen im Bereich Personal durch neutrale Bezeichnungen ersetzt. Falls Sie evt. bestehende, eigene Bezeichnungen/Mitarbeiter übernehmen wollen, speichern Sie vorher die Datei unter einem anderen Namen ab. Sie können dann anschließend aus der alten Datei die Bezeichnungen z.B. per copy&paste wieder schnell übertragen.

Vorgegeben werden können neben Mitarbeitern bzw. Stellenbezeichnungen die Brutto-Jahresgehälter und ggf. eine jährliche Steigerungsrate. Basisjahr ist dabei jeweils das Jahr ihres eingegebenen Modellstartzeitpunktes. Die Brutto-Jahresgehälter beziehen sich auf 12 (Monats-)Zahlungen.

Es besteht die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter/Stelle eine zusätzliche Zahlung vorzusehen (13. Zahlung). Diese wird immer im Monat Dezember (= Monat 12) berechnet bzw. liquiditätswirksam. Sofern der Monat geändert werden soll, sind die Formeln auf dem Blatt "Personal" im Abschnitt "Personalaufwand (13. Lohn-/Gehaltszahlung)" entsprechend anzupassen, und zwar für alle Bereiche.

Sofern für den jeweiligen Mitarbeiter bzw. die Stelle auch Lohnnebenkosten aktiviert werden, wirkt sich die 13. Zahlung auch auf die Lohnnebenkosten aus.

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Die Jahresbruttogehälter in den Folgejahren werden (in Abhängigkeit der jährlichen Steigerungsrate) automatisch berechnet (weiß gefärbte Zellen im Screenshot). Sie können aber bei Bedarf hier auch andere Jahreswerte eintragen. In diesem Fall geht allerdings die Steigerungsfunktionalität (Spalte H) verloren. Der entsprechende Eingabewert bzw. das Format der Zelle in Spalte J kann dann gelöscht werden. Außerdem sollten Sie um die Logik des Modells beizubehalten den so geänderten Zellen die Zellenformatvorlage Annahme zuweisen, da es sich ja dann nicht mehr um automatisch berechnete Zellen handelt. Diese Änderung macht keine Anpassungen auf dem Blatt "Personal" erforderlich.

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Hintergrund - Erweiterung der Bereiche => weitere Mitarbeiter

Jeder Block verfügt im Auslieferungszustand über 15 Stellen. Sie können diese Anzahl bei Bedarf einfach erweitern. Gehen Sie dazu einfach in die letzte Zeile eines Blockes und fügen darüber beliebig viele Zeilen ein. Anschließend können Sie von oben aus diesem Block einfach die Formeln und Formate mit copy&paste einfach übertragen. Im zweiten Schritt müssen Sie allerdings noch auf dem Blatt "Personal" ebenfalls die neuen Zeilen einfügen. Dies ist jeweils an insgesamt 5 Stellen erforderlich und zwar 1. bei der Anzahl der Mitarbeiter, 2. Gehalt Mitarbeiter, 3. Personalaufwand (Basis), 4. Personalaufwand (13. Lohn-/Gehaltszahlung) sowie 5. bei den Sozialabgaben. Obwohl dies ggf. aufwendig klingt ist die Umsetzung einfach und immer identisch. Gehen Sie immer auf die letzte Zeile eines Blockes und fügen genau so viele Zeilen darüber ein, wie sie zuvor bei diesem Block auf dem Blatt "Annahmen Allg" ergänzt haben. Auf diese Weise bleiben später die Summenformeln unter den Blöcken korrekt (sicherheitshalber nach Erweiterung nochmal prüfen!). Im zweiten Schritt können Sie einfach die gesamte Zeile darüber auf die neuen Zeilen per copy&paste übertragen. Dadurch werden sowohl die Formeln als auch die Formate schnell und korrekt angepasst.
Click to expand/collapseLohnnebenkosten und Sonstige Personalkosten

Die Berechnung der Lohnnebenkosten (LNK bzw. Sozialversicherungsabgaben) erfolgt im Excel-Finanzplan-Tool pauschalisiert auf Basis eines prozentualen Anteils der Brutto-Löhne bzw. -Gehälter. Der Prozentsatz kann dabei frei auf dem Blatt "Annahmen Allg" vorgegeben werden.

Neben Lohn bzw. Gehalt sowie den Lohnnebenkosten fallen häufig auch noch weitere Personalkosten an. Diese lassen sich im Excel-Finanzplan-Tool flexibel im Abschnitt "Sonstige Personalkosten" planen. Die möglichen Vorgaben an dieser Stelle sind weitgehend selbsterklärend. Bitte beachten Sie, die jeweilige Bezugsgröße (z.B. pro Mitarbeiter od. pauschal pro Monat), da dies bei der späteren automatischen Berechnung eine Rolle spielt. Wollen Sie keine sonstigen Personalkosten berücksichtigen, geben Sie in die Eingabefelder einfach 0 (Null) ein oder lassen diese ganz leer. Neben dieser weitgehend automatisierten Berechnung und Berücksichtigung verschiedener sonstiger Personalkosten besteht auch die Möglichkeit, diese völlig frei, d.h. manuell auf dem Blatt „Personal“ (ganz unten) einzugeben. Zur schnellen Orientierung wird ihnen die entsprechende Zeilennummer auf dem Blatt "Annahmen Allg" angezeigt (siehe Screenshot unten).

Die Bezeichnungen der Unterpositionen (siehe Screenshot) sind nur Vorschläge und können beliebig angepasst werden. Die Bezeichnungen sind in das gesamte Modell verlinkt, so dass nur an dieser Stelle einmalig eine Änderung erforderlich ist.

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Eingaben auf dem Blatt Personal

Hier erfolgt die eigentliche Personaleinsatzplanung, d.h. wann welcher Mitarbeiter eingesetzt werden soll bzw. wie viele Stellen wann besetzt werden müssen.

Click to expand/collapsePersonaleinsatzplanung

Tragen Sie für jeden Mitarbeiter bzw. für jede Stelle in den jeweiligen Monaten ein, ob (und ggf. mit wie vielen Personen) diese Stelle besetzt ist. Auf diese Weise können Sie äußerst flexibel planen, auch wenn bspw. nur in den Sommermonaten erhöhter Personalbedarf erforderlich sein sollte. Dabei werden i.d.R. für konkrete Mitarbeiter ganze Zahlen bzw. 1 geplant, für Stellen mit dem gleichen Lohn (z.B. Servicekraft, Koch etc.) können auch Vollzeitäquivalente (= FTE), also bspw. 3,5, in einzelnen Monaten geplant werden. Alle Berechnungen erfolgen automatisch auf Basis dieser Zahlenvorgaben.

Alle Berechnungen zu Personalaufwand, Lohnnebenkosten und ggf. 13. Lohn- bzw. Gehaltszahlung erfolgen automatisch gemäß ihrer Vorgaben. Im vorliegenden Excel-Finanzplan-Tool wird davon ausgegangen, dass die Personalkosten sämtlich im Monat ihrer Planung liquiditätswirksam werden. In der Praxis muss zumindest die Lohnsteuer erst zum 10. des folgenden Monats gezahlt werden.

Im unteren Teil des Blattes „Personal“ können Sie bei Bedarf noch weitere „Sonstige Personalkosten“ manuell planen.

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Produktivitätstipp - Schnelles Füllen der zahlreichen Spalten mit Eingabewerten

Mit folgenden Tastenbefehlen können Sie sich viel Arbeit und Zeit sparen (dies gilt im Übrigen für alle Eingabezeilen, also auch bei der Umsatz- oder Kostenplanung): Startzelle mit gewünschtem Wert füllen. Zelle auswählen und [Strg + C] drücken. Dann Zeile [Shift + Strg + Pfeil rechts] bis zur letzten Zelle markieren und schließlich nach rechts mit [Strg + R] oder mit [Strg + V] kopieren/einfügen. Falls der Wert nicht über die ganze Zeile gleich bleiben soll, gehen Sie an die Stelle, wo eine Änderung geplant werden soll und wiederholen Sie die beschriebene Prozedur. Probieren Sie es aus!