Personalplanung

Im Auslieferungszustand sind im EFT Projekt insgesamt 4 verschiedene Bereiche mit jeweils 4 Stellen/Positionen/Mitarbeitern vorgesehen. Die Anzahl der Mitarbeiter bzw. Stellen kann bei Bedarf eigenständig erweitert werden. Falls Sie eigene Erweiterungen durchführen, müssen zum einen auf dem Blatt "Annahmen" zusäztliche Zeilen eingefügt werden, zum anderen müssen Sie aber auch die jeweiligen Kalkulationsblöcke (Anzahl, Gehalt, Personalaufwand (Basis + 13. Zahlung) und Lohnnebenkosten) auf dem Blatt "Personal" entsprechend erweitern (=> siehe Hintergrund weiter unten).

Auf dem Blatt "Annahmen" können sowohl die 4 Bereiche, wie auch die einzelnen Stellen/Positionen/Mitarbeiter individuell benannt werden.

Vorgegeben werden können neben den Bereichsnamen und Positionen die Brutto-Jahresgehälter und ggf. eine jährliche Steigerungsrate. Basisjahr ist dabei jeweils das Jahr ihres eingegebenen Modellstartzeitpunktes. Die Brutto-Jahresgehälter beziehen sich auf 12 (Monats-)Zahlungen.

Es besteht die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter/Stelle eine zusätzliche Zahlung vorzusehen (13. Zahlung). Bei den jeweiligen Inputzellen kann dabei aus einem Dropdown-Menu zwischen den drei Optionen "nein", "voll" und "anteilig" ausgewählt werden (siehe Markierung im Screenshot unten).

Während bei der Option "voll" immer ein volles Monatsgehalt geplant wird (auch wenn der Mitarbeiter vielleicht nur ein halbes Jahr im Unternehmen ist), berücksichtigt die Option "anteilig" diesen Zeitfaktor und berechnet im ersten Planungsjahr eine entsprechend geringere 13. Zahlung. Ein Mitarbeiter der bspw. erst am 1. Juli beginnt erhält bei dieser Methodik am Jahresende auch nur einen halben (= 6/12) Monatslohn als 13. Zahlung (natürlich nur, sofern der Planungsbeginn Januar ist, ansonsten analog). Planen Sie 13. Zahlungen für ein bereits bestehendes Unternehmen, dann sollten Sie zumindest für die bei Planungsbeginn bereits vorhandenen Mitarbeiter "voll" auswählen, damit die Zahlungen im ersten Jahr nicht gekürzt werden.

Unterhalb der Lohn- und Gehaltstabelle kann für die 13. Zahlung der Monat der Liquiditätswirksamkeit frei vorgegeben werden. Sofern für den jeweiligen Mitarbeiter/Stelle auch Lohnnebenkosten aktiviert werden, wirkt sich diese 13. Zahlung auch auf die Lohnnebenkosten aus.

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Die Jahresbruttogehälter in den Folgejahren werden (in Abhängigkeit der jährlichen Steigerungsrate) automatisch berechnet (weiß gefärbte Zellen im Screenshot). Sie können aber bei Bedarf hier auch andere Jahreswerte eintragen. In diesem Fall geht allerdings die Steigerungsfunktionalität (Spalte H) verloren. Die entsprechende Zelle in Spalte G kann dann gelöscht werden. Außerdem sollten Sie um die Logik des Modells beizubehalten den so geänderten Zellen die Zellenformatvorlage Annahme zuweisen, da es sich ja dann nicht mehr um automatisch berechnete Zellen handelt. Diese Änderung macht keine Anpassungen auf dem Blatt "Personal" erforderlich.

Für die Berechnung der Lohnnebenkosten können im Excel-Finanzplan-Tool Projekt mehrere prozentuale Lohnnebenkostensätze auf dem Blatt "Annahmen" vordefiniert werden. Die vorgegebenen Prozentsätze beziehen sich dabei auf die jeweiligen (ebenfalls vorgebbaren) Brutto-Löhne bzw. -Gehälter.

In einem zweiten Schritt wird dann auf dem Blatt "Personal" individuell für jede Stelle/Position/Mitarbeiter der gewünschte Lohnnebenkostensatz ausgewählt und die Lohnnebenkosten werden dann vom Tool automatisch berechnet.

Es können alle definierten Lohnnebenkostensätze parallel verwendet werden, also beispielsweise ein Teil der Stellen mit LNK-Satz 1, andere Mitarbeiter mit LNK-Satz 2, wieder andere Stellen z.B. mit LNK-Satz 3, da als Minijobs geplant. Es besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, für einzelne Positionen/Stellen keine Lohnnebenkosten berechnen zu lassen (= 0%), z.B. für Zeit- bzw. Leiharbeiter oder selbständige Kräfte (sofern diese hier und nicht bei den Kosten geplant werden).

Die möglichen Vorgaben an dieser Stelle sind weitgehend selbsterklärend. Bitte beachten Sie, die jeweilige Bezugsgröße (z.B. pro Mitarbeiter od. pauschal pro Monat), da dies bei der späteren automatischen Berechnung eine Rolle spielt. Wollen Sie keine sonstigen Personalkosten berücksichtigen, geben Sie in die Eingabefelder einfach 0 (Null) ein oder lassen diese ganz leer. Neben dieser weitgehend automatisierten Berechnung und Berücksichtigung verschiedener sonstiger Personalkosten besteht auch die Möglichkeit, diese völlig frei, d.h. manuell auf dem Blatt „Personal“ (ganz unten) einzugeben. Zur schnellen Orientierung wird ihnen die entsprechende Zeilennummer auf dem Blatt "Annahmen" angezeigt (siehe Screenshot).

Für die einzelnen Stellen/Mitarbeiter (Bezeichnungen werden automatisch vom Blatt "Annahmen" übernommen) geben Sie zunächst in Spalte E vor, mit welchem LNK-Satz die Berechnung der Lohnnebenkosten erfolgen soll. Dabei bedeutet "keine LNK (0%)", dass keine Lohnnebenkosten berechnet werden.

Im zweiten Schritt müssen Sie für jede Stelle/Mitarbeiter für die einzelnen Monate eintragen, ob (und ggf. mit wie vielen Personen) diese Stelle besetzt ist. Auf diese Weise können Sie äußerst flexibel planen. Bei Stellen mit dem gleichen Lohn können auch mehrere in einer Zeile geplant werden, außerdem können Sie auch Personalrückgänge (z.B. saisonal bedingte) korrekt planen. Im Grunde sind sogar auch z.B. halbe Stellen (0,5) möglich. Alle weiteren Berechnungen bleiben korrekt. Allerdings sollten Sie in einem solchen Fall die Formatierung (Anzahl der Dezimalstellen die angezeigt werden) anpassen. Ansonsten sehen Sie trotz der Eingabe von 0,5 nur 1 (obwohl korrekt gerechnet wird).

Alle Berechnungen zu Personalaufwand, Lohnnebenkosten und ggf. 13. Lohn- bzw. Gehaltszahlung erfolgen automatisch gemäß ihrer Vorgaben. Im vorliegenden Excel-Finanzplan-Tool wird davon ausgegangen, dass die Personalkosten sämtlich im Monat ihrer Planung liquiditätswirksam werden. In der Praxis muss zumindest die Lohnsteuer erst zum 10. des Folgemonats gezahlt werden.

Im unteren Teil auf dem Blatt "Personal" können Sie bei Bedarf noch weitere „Sonstige Personalkosten“ manuell planen.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen müssen sich flexibel und kundenorientiert im Markt bewegen. Überlastet ein Auftrag eines Kunden die vorhandenen Kapazitäten, müssen sie schnell reagieren können. Zur Lösung dieser Problematik können 450-Euro-Kräfte, sogenannte Minijobber helfen.

Dabei handelt es sich nach amtlicher Definition der Deutschen Rentenversicherung aktuell bei Minijobs um "regelmäßige, geringfügige Beschäftigungen, deren Verdienst (seit Januar 2013) im Monat bei höchstens 450 Euro liegt (soll ab Oktober 2022 auf 520 Euro erhöht werden). Da der Arbeitgeber für den Minijobber immer einen Pauschalbeitrag zahlt, werden auch anteilige Rentenansprüche erworben. Der Arbeitgeber muss übrigens gleich zu Beginn der Beschäftigung den Minijobber entsprechend informieren."

Als gewerblicher Arbeitgeber eines 450-Euro-Minijobbers zahlen Sie Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung, eine Pauschsteuer und Umlagen als Ausgleich für Ihre Aufwendungen bei Krankheit („U1“) oder Schwangerschaft bzw. Mutterschaft („U2“ => auch für männliche Minijobber zu zahlen!) Ihres Minijobbers sowie eine Umlage für den Fall einer Insolvenz. Wie sich die Abgaben im Einzelnen zusammensetzen, zeigt Ihnen die folgende Übersicht:

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Für das Höchsteinkommen von 450 Euro im Monat muss der Minijobber keine Sozialabgaben zahlen und erhält in der Regel sein Gehalt sozusagen brutto für netto. Arbeitgeber unterliegen der Melde- und Beitragspflicht. Sie zahlen dafür eine Pauschalabgabe von ca. 31 Prozent (siehe Näherungsrechnung im Screenshot oben).

Planung von Minijobs im EFT

1.Vorgabe Jahresverdienst

Für die entsprechende Stelle wird im Blatt „Annahmen“ bei Lohn/Gehalt der entsprechende Jahresverdienst eingestellt (max. 12*450 EUR also 5.400 EUR), dabei spielt es hier zunächst keine Rolle, ob Sie ihre Minijob-Stelle später auf dem Blatt „Personal“ z.B. erst ab August planen). Die Steigerung p.a. setzen sie auf 0%. Außerdem wird empfohlen in der Stellen-/Mitarbeiterbezeichnung (Spalte C) den Zusatz Minijob oder ähnliches zu vermerken, so behält man auf dem Blatt „Personal“ die Übersicht.

2.Vorgabe Lohnnebenkostensatz

Nutzen Sie auf dem Blatt "Annahmen" ein freies Feld zur Eingabe des für Minijobs relevanten Lohnnebenkostensatzes (z.B. tragen Sie bei LNK-Satz 3 die oben näherungsweise berechneten 31% ein).

3.Zuordnung Lohnnebenkosten und Stellenplanung

Im letzten Schritt wählen Sie auf dem Blatt „Personal“ für die jeweilige Stelle/Mitarbeiter mit einem Minijob in Spalte E den entsprechenden LNK-Satz aus und planen anschließend, wann (in welchem Monat) dieser Mitarbeiter beginnen bzw. ausscheiden soll.