Projektplanung

Zunächst sind für jedes Projekt einige Grundannahmen auf dem Blatt "Annahmen" vorzugeben. Dabei handelt es sich um die grundlegenden Rahmendaten wie Projektname und -nummer sowie der Projektbeginn (Startdatum) und die Projektlaufzeit. Außerdem können die einzelnen Projekte dort auch ein bzw. ausgeschaltet werden, z.B. für Szenarien-Analysen.

Diese Projektgrundannahmen werden automatisch auf die jeweiligen Projekt-Tabellenblätter übertragen, so dass Sie dort direkt den jeweiligen Projektnamen, den Status (An/Aus) und auch die Laufzeit (über ein entsprechendes Laufzeitflag) sehen können.

Sofern Sie die Gruppierungsfunktion von Excel nutzen und auf die oberste Ebene gehen, bekommen Sie schnell einen Eindruck vom generellen Grundaufbau der einzelnen Projekt-Tabellenblätter (siehe Screenshot unten). Ein Klick auf die im Screenshot markierten "Plus-Zeichen" blendet die ausgeblendeten Zeilen bzw. Spalten wieder ein. Alternativ können Sie auch direkt ein beliebige Gliederungsebene (1,2,3) aufrufen, und zwar durch Klick auf die entsprechenden Zahlen oben links.

Neben den generellen Planungsmodellzeilen mit dem Modellnamen, dem Integritätsstatus, Links zum Inhaltsverzeichnis sowie zur Fehleranalyse und der Zeitachse (Zeilen 1 bis 7), gibt es auf jedem Projekt-Tabellenblatt drei Abschnitte:

A.Projekt-Eingaben: Hier können Sie ihre spezifischen Projektvorgaben eintragen (siehe Details im nächsten Abschnitt)

B.Projekt-Berechnungen: Hier sind keine Eingaben vom Nutzer erforderlich. In diesen Zeilen werden automatisch die einzelnen Erträge, Aufwände, Ein- und Auszahlungen sowie Bilanzkonten auf Basis ihrer bei den Projekt-Eingaben getätigten Vorgaben für jeden Monat berechnet.

C.Projekt-Ergebnisse: In diesem Bereich sind ebenfalls keine Eingaben vom Nutzer erforderlich. Sie finden hier zwei Übersichten für jedes Projekt und zwar zum einen eine detaillierte Projektliquidität (alle mit einem Projekt zusammenhängenden Ein- und Auszahlungen) sowie zum anderen eine Projektergebnis-Analyse, die ihnen auch einen Gesamtprojekt-Deckungsbeitrag ausweist.

Innerhalb des Abschnitts Projekt-Eingaben gibt es wiederum 3 Unterbereiche: 1) Projektvolumen und Aufwände, 2) Erhaltene Anzahlungen (von Kunden bzw. vom Projektauftraggeber) und 3) Geleistete Anzahlungen jeweils unabhängig für die verschiedenen Aufwandsarten. Während die Vorgaben unter Punkt 1) zwingend sind, müssen Anzahlungen nicht zwangsläufig geplant werden (nur sofern relevant).

Im ersten Bereich "Projektvolumen und Aufwände" sind zunächst das Gesamtprojektvolumen (für die gesamte Projektlaufzeit!) sowie die Gesamtaufwände für Lohn, Material, Dienstleistungen, Nachunternehmer-Leistungen und ggf. für eine weitere frei benennbare Aufwandsposition einzutragen (siehe Screenshot unten).

Die einzelnen Positionen im Detail:

1.Projektvolumen/Auftragsvolumen

Hier ist der Betrag (netto) bzw. die Summe des gesamten Projektes gemeint. Diesen können Sie beispielsweise aus ihrer Angebotskalkulation übernehmen. Dabei sollte natürlich auch einen entsprechender, branchenüblicher Gewinnaufschlag beinhaltet sein.

2.Lohnkosten

Der Lohnaufwand sollte sich nach den im Unternehmen/Betrieb tatsächlich gezahlten Löhnen bemessen. Gegebenenfalls muss darüber hinaus bei der Ermittlung der Lohnkosten für Teilleistungen beachtet werden, dass bei der Ausführung einer Teilleistung häufig Arbeitskräfte verschiedener Lohngruppen notwendig sind. Deshalb ist es zweckmäßig und üblich, in diesen Fällen mit einem sogenannten „Mittellohn“ zu rechnen. Dieser kann bei kleineren einfachen Leistungen für die gesamte Arbeit als gewogener Durchschnitt aller zu bezahlenden Löhne berechnet werden. Bei größeren Aufträgen mit sehr unterschiedlichen Arbeitsprozessen könnte der Mittellohn auch für bestimmte Teilarbeiten (für ein Bauprojekt z.B. Erd-, Beton-, Maurer- und Zimmererarbeiten etc.) gesondert ermittelt werden. Dabei werden i.A. nur die Löhne für jene Arbeitsgruppen in die Berechnung einbezogen, die tatsächlich bei der jeweiligen Teilarbeit beschäftigt sind. Darüber hinaus ist für die richtige Berechnung des Mittellohnes die Berücksichtigung des jeweiligen Zuschlagssatzes für Überstunden-,  Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit wichtig. Grundsätzlich sollte dabei von der tariflichen Wochenarbeitszeit ausgegangen werden.

Im Excel-Finanzplan-Tool Projekt wird der Lohnaufwand für jedes Projekt nur summarisch in einer einzigen Zeile (monatlich) eingetragen. Sollten Sie die projektspezifischen, monatlichen Lohnkosten nicht anderweitig, z.B. mit einer separaten Excel-Datei, ermittelt haben, können Sie auch auf dem jeweiligen Projekt-Tabellenblatt unten den leeren Bereich nutzen und dort eigene, detaillierte Berechnungen für jedes Projekt zu erstellen (ggf. vorher Blattschutz entfernen!). Den dort ermittelten monatlichen Gesamt-Lohnaufwand können Sie anschließend einfach in die entsprechende Zeile nach oben auf dem Blatt verlinken.

3.Materialkosten

In der Position Materialaufwand können alle möglichen Arten von Materialkosten (auch Werkstoffkosten genannt; englisch cost of materials) summarisch eingetragen werden. Der Hauptfokus liegt dabei häufig auf den Materialeinzelkosten. In der Regel sind im Projektgeschäft die Materialgemeinkosten eher von untergeordneter Bedeutung.

Material- bzw. Werkstoffkosten sind ein Sammelbegriff, unter dem verschiedene Kostenarten zusammengefasst werden. Eine häufige Unterteilung ist die in Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffkosten (im Baubereich wird dann bspw. analog von Bau-, Bauhilfs- und Betriebsstoffen gesprochen). Ferner sind, soweit zutreffend, auch Fertig- bzw. Zulieferteile sowie ggf. Handelswaren im Rahmen der Materialkosten zu berücksichtigen. Fertigteile (auch Zulieferteile genannt) werden fremd bezogen und gehen weitgehend unbearbeitet in die Endprodukte ein. Handelswaren sind Produkte, die unverändert weiterveräußert werden und eher selten im Projektgeschäft vorzufinden sind.

Im Baubereich sind häufig noch Kosten für Rüst-, Schal- und Verbrauchsmaterial zu berücksichtigen. Dabei handelt es sich um Stoffe, die zur Durchführung bestimmter Teilleistungen benötigt, aber nicht in das Bauwerk selbst eingebaut werden. Diese Stoffe einschließlich der Hilfsstoffe für Rüstung, Schalung und Verbau werden aber nur dann im Rahmen der Einzelkosten ermittelt, wenn es sich um größere, zurechenbare Mengen handelt und eine sinnvolle Berechnungsgrundlage vorhanden ist.

4.Dienstleistungen/Fremdleistungen

Unter dieser Aufwandsposition lassen sich alle Dienst- oder Fremdleistungen im Rahmen eines Projektes subsumieren und planen.

Im Fall von Fremdarbeiten handelt es sich um Arbeiten, die von einem Fremdunternehmer im Auftrag des Hauptunternehmers erbracht werden. Im Gegensatz zur Nachunternehmerleistung (siehe Punkt 5) übernimmt der Fremdunternehmer im Regelfall für seine Tätigkeiten keine Gewährleistung und er stellt auch in aller Regel keine wesentlichen (Bau-)Materialien bei.

5.Nachunternehmer-Leistungen

Nachunternehmer (NU) ist derjenige Unternehmer, der bei der Erfüllung eines Auftrages vom Hauptunternehmer (HU) zur Ausführung von Nebenarbeiten beauftragt wird. Als synonyme Bezeichnungen werden auch Subunternehmer oder Unterauftragnehmer verwendet, dabei kann es sich bei NU auch konzernverbundene Unternehmen handeln. Durch die Vereinbarung zwischen dem Haupt- und dem Nachunternehmer gehen die dem Hauptunternehmer durch Zuschlagserteilung entstehenden Auftragsverpflichtungen zu einem Teil auf den Nachunternehmer über. Die vom Nachunternehmer zu erbringenden Leistungen werden im Allgemeinen aufgrund eines Leistungsvertrages zwischen HU und NU. vergeben. Der Nachunternehmer bleibt aber im ausschließlichen Auftrag und auf Rechnung des Hauptunternehmers tätig. Es entsteht also gerade kein Vertragsverhältnis zum Auftraggeber.

6.Zusatz-/Reserveposition

Diese Position kann frei benannt werden und arbeitet nach dem gleichen Prinzip wie die oben genannten anderen Aufwandsarten. Sofern Sie die Kategorie nicht benötigen, lassen Sie die Eingabezellen einfach leer.

In Spalte G kann bei den Aufwandsarten ggf. ein Anfangsbestand eingetragen werden, sofern ein solcher zu bzw. vor Modellbeginn bereits aktiviert wurde (= laufendes Projekt). Sofern Sie hier Eintragungen machen, müssen diese natürlich auch in der Anfangsbilanz auftauchen (siehe Hinweise in den Zellkommentaren (rote Dreiecke oben rechts an den Zellen in der Excel-Datei)). Sollte der von ihnen eingetragene Anfangsbestand größer als der Gesamtprojektaufwand für diese Kostenart sein, erscheint eine Fehlermeldung und die Eingaben sind zu prüfen bzw. müssen angepasst werden.

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Im nächsten Schritt kann für die Erträge und Aufwände (in Spalte I) jeweils ein Zahlungsziel vorgegeben werden (0 bis maximal 180 Tage (= 6 Monate)) sowie (in Spalte J) ein Umsatz-/Mehrwertsteuersatz aus dem Dropdown-Menu gewählt werden (nicht beim Lohnaufwand, da mehrwertsteuerfrei). Damit sind die Grundvorgaben gemacht und es muss nun die zeitliche Verteilung der Erträge und Aufwendungen für die einzelnen Planmonate eingetragen werden (ab Spalte R bzw. in den Spalten, in denen das Projekt aktiv ist => siehe Zeile 13 => Projektlaufzeitflag).

Es sind während der Projektlaufzeit genau die Erträge bzw. Aufwände zu verteilen, die vorher in Spalte F für das Projekt vorgegeben wurden (bei den Aufwänden ggf. abzgl. eines vorgegebenen Anfangsbestandes). Um ihnen die Eingabe und Kontrolle bei langfristigen Projekten zu erleichtern, können Sie in Spalte L direkt für jede Zeile sehen, ob der entsprechende Betrag korrekt verteilt bzw. eingetragen wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint dort die Nachricht "zu viel" oder "zu wenig" und in Spalte M wird der absolute Anpassungsbedarf ausgewiesen. Am Ende muss die Zeilensumme in Spalte Q jeweils mit den Werte in Spalte F übereinstimmen (bei den Aufwänden ggf. abzgl. eines vorgegebenen Anfangsbestandes).

Beispiel Fehlermeldung: Es erscheint ein Warnhinweis, weil sich Eingabedaten außerhalb der Projektlaufzeit befinden, d.h. im schraffierten Bereich (siehe rechte Markierung im Screenshot unten). Das könnte auch nach Projektende, also noch viel weiter rechts der Fall sein (nicht im Screenshot gezeigt). Im Fall einer auftretenden Fehlermeldung sind immer "beide Seiten" auf Eingaben zu prüfen.

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Sollten Sie mit ihrem Auftraggeber Abschlags- bzw. Anzahlungen vereinbart haben, können diese im Abschnitt "Erhaltene Anzahlungen" auf Monatsbasis geplant werden. Hierbei prüft das Excel-Finanzplan-Tool automatisch, ob ihre Eingaben plausibel sind. Bei fehlerhaften Eingaben werden entsprechende Hinweis- und Warnmeldungen angezeigt.

Grundsätzlich überprüft das Tool die maximal zulässige Höhe sowie den jeweiligen Zeitpunkt der von ihnen eingetragenen Anzahlungen. Es ist selbstverständlich, dass die Summe der Anzahlungen niemals höher sein kann, als das vorgegebene Gesamtprojektvolumen (siehe Screenshot unten). Aber es ist auch darauf zu achten, dass Anzahlungen nur bis einen Monat vor dem jeweiligen Ertragsmonat auftreten (eingegeben werden) können. Ansonsten handelt es ja gerade nicht mehr um eine Anzahlung, sondern der Auftraggeber würde "pünktlich" im gleichen Monat bezahlen. Sofern es mehrere Anzahlungen gibt, dürfen spätere Anzahlungen auch nicht mehr den noch ausstehenden Restbetrag/-ertrag überschreiten. Auch dies wird durch eine Fehlermeldung automatisch signalisiert.

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Schließlich dürfen sich auch hier keine Eingabedaten außerhalb der Projektlaufzeit (also in den schraffierten Zellen) befinden. Es erscheint der bereits oben beschriebene Warnhinweis (nicht in Screenshot gezeigt).

Auch für die einzelnen Aufwandsarten wie bspw. Materialaufwand, Nachunternehmer-Leistungen etc. besteht die Möglichkeit Anzahlungen einzutragen, sofern Sie solche im Rahmen des Projektes/Auftrages  leisten müssen (= geleistete Anzahlungen).

Auch hier wird jeweils nach dem oben beschriebenen Prinzip automatisch die maximal zulässige Höhe sowie der jeweilige Zeitpunkt der von ihnen eingetragenen Anzahlungen geprüft (=> Zeilen Plausibilitätskontrolle). Die Summe der Anzahlungen dürfen nicht höher sein als der jeweilige Gesamtprojektaufwand (siehe beispielhafte Fehlermeldung im Screenshot unten, Zeile 29). Außerdem ist hier ebenfalls darauf zu achten, dass Anzahlungen nur bis einen Monat vor dem jeweiligen Aufwandsmonat eingegeben werden können. Ansonsten handelt es ja gerade nicht mehr um eine Anzahlung. Sofern es mehrere Anzahlungen gibt, dürfen spätere Anzahlungen auch nicht mehr den noch ausstehenden Restaufwand überschreiten. Auch dies wird durch eine Fehlermeldung automatisch signalisiert.

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Schließlich dürfen sich auch hier keine Eingabedaten außerhalb der Projektlaufzeit, also in den schraffierten Zellen, befinden. Es erscheint der bereits oben beschriebene Warnhinweis (im obigen Screenshot befindet sich eine Eingabe in Zelle R37 (kaum sichtbar wg. Schraffur), dadurch erscheint die Warnmeldung in Zelle M39).

Mit dem Excel-Finanzplan-Tool Projekt wird jederzeit eine betriebswirtschaftlich korrekte, integrierte Finanzplanung erstellt. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, die Anzahlungen auch bilanziell korrekt abzubilden, weil ansonsten eine Bilanzidentität (Aktiv = Passiv) nicht mehr gegeben wäre. Dies erfolgt im Tool völlig automatisch, soll aber im Folgenden für den betriebswirtschaftlich nicht ganz so versierten Nutzer in wenigen Sätzen kurz am Beispiel einer geleisteten Anzahlung erläutert werden.

Einfaches Beispiel: 10.000 EUR Materialaufwand im April, dafür wird 3 Monate vorher, also im Januar eine Anzahlung i.H.v. 5.000 EUR (d.h. 50% des Gesamtbetrages) geleistet.

Ende Januar würde demnach in der Bilanz eine Forderung (= geleistete Anzahlung) i.H.v. 5.000 EUR ausgewiesen. Die Bilanzidentität bleibt gegeben, da die Anzahlung ja überwiesen werden muss und deshalb auch der Kontostand um den gleichen Betrag abnimmt (Aktivtausch). In der GuV ist im Januar noch nichts zu sehen (kein Materialaufwand). Bilanz und GuV bleiben auch in den beiden Folgemonaten Februar und März diesbezüglich unverändert.

Im April wird dann in der GuV der Materialaufwand "gebucht", i.H.v. 10.000, d.h. die Passivseite der Bilanz nimmt um diesen Betrag ab (indirekt über das Periodenergebnis, welches ins Eigenkapital abgeschlossen wird). Gleichzeitig müssen (nur noch) 5.000 EUR bezahlt werden, da die andere Hälfte ja bereits im Januar angezahlt wurde. Auf der Aktivseite der Bilanz wird somit die Forderung (= geleistete Anzahlung) i.H.v. 5.000 aufgelöst und zusätzlich verringert sich der Kontostand um die noch zu bezahlende zweite Hälfte, ebenfalls 5.000 EUR. Insgesamt verringert sich also die Bilanzsumme auf der Aktivseite ebenfalls um 10.000 EUR und die Bilanzidentität ist auch Ende April wieder gegeben.

Analog verhält es sich mit den erhaltenen Anzahlungen. Diese werden allerdings bilanziell als Verbindlichkeit auf der Passivseite gebucht, da die Leistung ja noch nicht erbracht wurde.

In diesem Bereich sind keine Eingaben erforderlich. Es werden die einzelnen Bilanzkonten, einschließlich der Umsatzsteuerein- und -auszahlungen projektindividuell gemäß ihrer Vorgaben berechnet.

Dabei werden die im folgenden Screenshot aufgelistete Konten berechnet:

Im Screenshot oben sind nur die Überschriften sichtbar. Um jeweils die detaillierten Berechnungen sehen zu können, müssen Sie über die Gruppieren-Funktion (+-Zeichen) die ausgeblendeten Zeilen einfach aufklappen bzw. einblenden.

Im Abschnitt C "Projekt-Ergebnisse" finden Sie die beiden Übersichten Projekt-Liquidität sowie eine Projektergebnis-Analyse. Auch hier sind keinerlei Eingaben nötig, sondern die Übersichten werden automatisch aus den anderen Daten auf dem Projekt-Tabellenblatt generiert. Diese beiden Übersichten finden Sie nochmals in aggregierter Form für alle 10 Projekte auf den speziellen Ausgabeblättern "Projekt-Üb 01" und "Projekt-Üb 02". Dort können die Daten auch übersichtlich ausgedruckt und bei Bedarf zu Quartalen oder Jahren aggregiert ausgewiesen werden.

Beispiel Screenshot: Ausschnitt Übersicht Projekt-Liquidität

Es wird jeweils ersichtlich, woher die Ein- bzw. Auszahlungen in den einzelnen Monaten jeweils stammen (Kostenart, Anzahlung, Restzahlung, Umsatzsteuerzahlung etc.)

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Beispiel Screenshot: Ausschnitt Projektergebnis-Analyse

In Zelle Q170 (Zeilensumme) kann u.a. der Gesamt-Projektdeckungsbeitrag für das betrachtete Projekt abgelesen werden.

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