In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie automatisiert oder auch manuell ihre monatlichen Summen- und Saldenlisten von ihrem Steuerberater bzw. aus der Buchhaltung in das Excel BWA-Tool importieren können.

Wichtiger Hinweis: Geht es um den Import ganzer Jahre in einem Schritt, z.B. für die beiden historischen Jahre VJ und VVJ, gibt es eine alternative Methode mit Hilfe eines von uns bereitgestellten Excel-Konvertierungstools. Mehr dazu lesen Sie im Folgekapitel "DATEV-SuSa Jahresübersichten importieren".

Click to expand/collapseVoraussetzungen für den Import

Um die SuSa-Daten in das Excel BWA-Tool auf dem Blatt "SuSa" einzufügen gibt es verschiedene Möglichkeiten (automatisiert vs. manuell). Beide Varianten erfordern aber, dass die Daten dort in einer bestimmten, vorgegebenen Struktur eingefügt werden müssen.

Der folgende Screenshot zeigt dabei die grundsätzliche Spalten-Struktur der zu importierenden Datei:

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Innerhalb der Software Excel BWA-Tool sieht das Ganze nach dem Import (Blatt "SuSa") dann folgendermaßen aus:

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Entscheidend dabei sind vor allem die Spalten A bis L (rot umrahmt im Screenshot). "EB" steht dabei für Eröffnungsbilanz, "S" für Soll und "H" für Haben. Die weiteren Spalten M bis O werden beim automatisierten Import (siehe weiter unten) automatisch eingetragen, bei der manuellen Variante müssen Jahr und Monat manuell eingetragen werden (siehe Beschreibung weiter unten). Diese Struktur entspricht dem DATEV-Standardformat und wurde deshalb entsprechend gewählt. Grundsätzlich lassen sich aber auch andere Formate mit Excel schnell in dieses Standard-Format (z.B. mittels PowerQuery) transformieren.

Die Daten müssen auf monatlicher Basis importiert werden, eine SuSa-Jahresübersicht kann nicht ohne weiteres verwendet werden um bspw. ein ganzes Jahr zu importieren.

Außerdem sollten die Dateien für den automatisierten Import im Excel-Format (*.xlsx) vorliegen. Etwaige *.txt oder *.csv-Dateien müssen vorher (außerhalb des Tools) umgewandelt bzw. entsprechend vorbereitet werden.

 
tog_plusAutomatisierter Import der SuSa-Listen

Liegen ihre SuSa-Daten im DATEV-Standardformat jeweils für individuelle Monate im Excel-Format (*.xlsx) vor, können Sie diese mit wenigen Klicks automatisiert in das Excel BWA-Tool einlesen.

Klicken Sie dazu auf den Makro-Button "SuSa-Daten importieren", den Sie sowohl auf dem Blatt „Annahmen“ wie auch auf dem Blatt „SuSa“ finden. In dem folgenden Fenster wählen Sie 1. über "Auswählen" die Datei mit den zu importierenden Daten.

Im 2. Schritt wählen Sie bei Zeitraum aus den jeweiligen Dropdown-Menus den Monat und das Jahr für die zu importierenden Daten (siehe Screenshot). Beide Informationen können nicht automatisch aus der Datei ausgelesen werden.

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Im 3. Schritt klicken Sie den Button "Importieren", um den Vorgang zu starten. Sofern für den ausgewälten Zeitraum bereits Daten im Tool vorhanden sein sollten, bekommen Sie eine entsprechende Hinweismeldung in der Sie den Vorgang auch nochmal abbrechen können.

BWA_SuSa_auto_2

In vielen Fällen (z.B. wenn ihr StB oder ihre Buchhaltung den Datensatz rückwirkend aktualisiert hat) ist das Überschreiben aber durchaus sinnvoll und gewünscht. In diesem Fall klicken Sie einfach auf "Ja", dadurch werden automatisch alle alten Daten für den Zeitraum gelöscht und die neuen aus der von ihnen angegebenen Datei eingefügt.

Icon - Verboten_128

Achtung

Die Importaktion kann (nach Klick auf "JA") nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die in ihrer Datei enthaltenen Daten werden unwiderruflich mit den zu importierenden Daten überschrieben. Aus diesem Grunde empfehlen wir ggf. regelmäßig Sicherheitskopien (z.B. unter anderem Datei- bzw. Versionsnamen zu erstellen.
tog_plusManueller Import der SuSa-Listen

Sofern Sie ihre Daten nicht im DATEV-Standardformat vorliegen haben (viele ERP- und Fibu-Softwaresysteme können SuSa-Listen in diesem Format exportieren), ist der Import auch manuell möglich. Dazu müssen zunächst ihre Daten (entweder manuell od. bspw. mit Hilfe von PowerQuery) in das erforderliche Format (Spaltenreihenfolge und -inhalt) gebracht werden (vgl. Spalten- bwz. Datenstruktur).

Dies betrifft nur die Spalten A bis L. Jahr und Monat tragen Sie nach jedem einkopierten Monat einmalig manuell ein und kopieren diese beiden Werte nach unten für alle Zeilen des jeweiligen Monats. Da es sich um eine "intelligente Tabelle" handelt aktualisiert sich die Formel in Spalte O automatisch bzw. wird für die neuen Zeilen die unten angehängt werden korrekt eingefügt.

Die einfachste Vorgehensweise ist es dabei, die Werte eines Monats aus der vorbereiteten Ausgangsdatei via [Strg] + [C] zu kopieren (ohne die Spaltenüberschriften) und dann als Werte direkt am Ende der intelligenten Tabelle (erkennbar durch die Formatierung) in Spalte A einzufügen (Inhalte einfügen bzw. [Strg] + [Alt] + [V] dann "Werte" anhaken und "OK" klicken). Dann erweitert sich alles automatisch und Sie müssen nur noch Jahr (vierstellig) und Monat (1 bis 12) eintragen.

Icon - Achtung_128

HINWEIS für Nutzer mit anderer Buchhaltungssoftware

Wir haben für einige Finanzbuchhaltungs-Softwaresysteme mit anderen Export-Formaten (z.B. Lexware Buchhaltung, WISO von Buhl-Data etc.) bereits Konvertierungsdateien erstellt, die mittels PowerQuery die SuSa-Daten mit wenigen Klicks in das erforderliche DATEV-Standardformat bringen. Sofern Sie für ihre Export-Dateien mit der Konvertierung Schwierigkeiten haben, kontaktieren Sie einfach unseren Support (support@fimovi.de) und unsere Spezialisten helfen ihnen gerne weiter.