Kostenplanung

Das Finanzplan-Tool berücksichtigt auch für die Materialkosten- bzw. Wareneinsatzplanung (im Handel) 3 häufig vorkommende Methoden und deckt auch hier, ähnlich wie bei der Umsatzplanung , wieder den Großteil der Anwendungsfälle ab. Auch in diesem Planungsteil können Sie wieder komplett eigene Berechnungen aufbauen und einfügen.

Folgende drei Methoden sind bereits integriert:

1.Pauschale Eingabe der Materialkosten

Hier können Sie einfach Bezeichnungen für ihre Materialkostenpositionen eingeben und anschließend pauschal die Netto-Plankosten einfügen. Sie können problemlos weitere Zeilen einfügen, achten Sie aber darauf, dass diese in der Summe (Gesamte Materialkosten => letzte Zeile) enthalten sind.

2.Materialeinzelkosten x Menge (Stückzahl)

Hier definieren Sie einfach für ihre in der Umsatzplanung (Methode 2) definierten Produkte den Wareneinsatz pro Stück (Netto!) für jeden Monat. Dieser wird mit den automatisch verlinkten Stückzahlen multipliziert und führt zu den Materialkosten. Achtung: Wegen der Verlinkung zur Methode 2 der Umsatzplanung ist bei Änderungen in diesem Bereich auf beiden Blättern Vorsicht geboten (nur für erfahrene Excel-Anwender).

3.Prozentualer Anteil vom Gesamtumsatz

In dieser Variante erfolgt die Ermittlung der Materialkosten über eine sog. Materialeinsatzquote, d.h. als prozentualer Anteil vom Gesamtumsatz (der aus der Umsatzplanung verlinkt ist => siehe Hinweis unten). Sie können für jedes Jahr unterschiedliche Materialeinsatzquoten definieren. In der Regel werden diese im Laufe der Zeit geringer, da z.B. Produktionsverluste geringer werden, Einkaufspreise mit steigenden Stückzahlen sinken etc.

Wahl der verwendeten Methode

Die von ihnen gewünschte(n) Methode(n) wählen Sie jeweils über ein zugehöriges Dropdownfeld weiter unten auf dem Blatt „Kosten“ aus (analog wie bei den Umsätzen). Die vorgeschlagenen Namen entsprechen den Bezeichnungen der Methoden. Es muss mindestens eine Methode ausgewählt werden, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis.

Es ist aber auch möglich mehrere (auch alle) Methoden auszuwählen. Für die Methoden, die sie hier nicht anwählen, müssen oben auf dem Blatt auch keine Eingaben getätigt werden. Falls bereits Eingaben enthalten sind, hat dies aber auch keinen Einfluss, d.h. diese brauchen nicht unbedingt gelöscht zu werden. So lassen sich schnell "An/Aus"-Szenarien einstellen und ausprobieren.

Die Berechnung der Mehrwertsteuer für ihre geplanten Materialkosten/Wareneinsatz finden Sie unten auf dem Blatt „Kosten“.

Es wird für alle Positionen im Bereich Materialaufwand/Wareneinsatz ein einziger MwSt.-Satz verwendet. Falls Sie den MwSt.-Satz für ihre Materialkosten ändern wollen, so finden Sie die Eingabemöglichkeit dazu auf dem Blatt „Annahmen“ im Abschnitt Umsatzsteuer. Dort können Sie zusätzlich einstellen, wie viel Prozent ihrer Materialkosten mehrwertsteuerpflichtig sind (siehe Screenshot), z.B. wenn einige Positionen keine Vorsteuer enthalten.

Eigene Planung umsetzen und integrieren

Auch hier können Sie selbstverständlich völlig eigene Planungen aufsetzen. Zu beachten ist dabei:

Häufig verlangen Lieferanten, dass vor Lieferung von Material bzw. Waren bei einem Handelsgeschäft Teilbeträge angezahlt werden müssen. Derartige geleistete Anzahlungen sind genauso wie erhaltene Anzahlungen in der Bilanz zu aktivieren bzw. zu passivieren.

Im Excel-Finanzplan-Tool kann auf dem Blatt "Kosten" unterhalb der Material- bzw. Wareneinsatzkostenplanung bei Bedarf vorgegeben werden, für wie viel Prozent der gesamten Material-/WE-Kosten wie viel Monate vorher eine Anzahlung geleistet werden muss. Für den MwSt.-Satz wird dabei die auf dem Blatt "Annahmen" bei den Materialkosten getroffene Vorgaben automatisch übernommen.

Die Funktionsweise wird im folgenden einfachen Screenshot-Beispiel schnell deutlich:

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In Monat 4 betragen die berechneten gesamten Materialkosten (MAK) 50.000 EUR (berechnet bzw. geplant über die drei verschiedenen Methoden). Es wurde die Vorgabe gemacht, dass 50% dieser MAK 2 Monate vorher angezahlt werden müssen. Das Tool hat deshalb automatisch 25.000 EUR in Monat 2 als Anzahlung berücksichtigt, die restlichen 25.000 EUR kommen in Monat 4, wenn auch die Anzahlung umgebucht wird. Auf diese Weise ist das Bilanzkonto "Geleistete Anzahlungen" wieder auf Null. Modellbedingt können natürlich keine Anzahlungen für Materialkosten berücksichtigt werden, die (bei diesen Einstellungen) in Monat 1 und 2 anfallen, da diese ja vor dem Modellstartzeitpunkt liegen müssten. In diesen Fällen werden die Materialkosten einfach in den Monaten verbucht, in denen sie anfallen (Zeile "Startmonate" => in Beispiel leer).

Im Excel-Finanzplan-Tool können neben den geleisteten Anzahlungen auf MAK/Wareneinsatz auch Anzahlungen auf das zu erwerbende Sachanlagevermögen berücksichtigt bzw. geplant werden. Diese Anzahlungen können unten auf dem Blatt "Invest+AfA" geplant werden.

Hier sind lediglich die Energiekosten zu planen, die der Produktion/Herstellung dienen. Nicht gemeint sind an dieser Stelle z.B. Energiekosten (Strom- oder Heizkosten) für die Geschäftsräume. Diese wären bei den "Sonstigen Kosten" zu planen. Der separate Ausweis der Energiekosten (klar abgegrenzt vom Material-/Wareneinsatz) ermöglicht bspw. die Analyse der Energieeffizienz bei Fertigungsunternehmen.

Die Werte können individuell eingegeben werden. Bei Bedarf können Sie auch eine eigene Formellogik integrieren und die Kosten ggf. mit Produktionsdaten verknüpfen. Dazu müssen Sie wie üblich zunächst den Blattschutz entfernen und dann entsprechende Zeilen einfügen. Achten Sie bitte darauf, dass die Gesamtsumme weiterhin korrekt im Gesamtmodell verlinkt bleibt (u.a. auch wegen der USt.-Berechnung).

Auch Fremdleistungen sollten und können separat geplant und analysiert werden. Dazu enthält das Excel-Finanzplan-Tool zwei unterschiedliche Eingabemöglichkeiten. Neben einer direkten Eingabemöglichkeit, können Sie zusätzlich für jedes Planjahr eine individuelle Fremdleistungsquote (in %) eingeben. Als Bezugsgröße werden im Auslieferungszustand die (gesamten) Umsatzerlöse gewählt. Sie können bei Bedarf die Bezugsgröße austauschen (oder z.B. nur auf bestimmte Umsätze reduzieren) in dem Sie die Verlinkung der Zeile ändern (und ggf. entsprechend umbenennen).

Beide Möglichkeiten können parallel genutzt werden. Die Werte werden addiert. Benötigen Sie nur eine oder gar keine der beiden Kategorien lassen Sie die Eingabezellen einfach leer (oder = Null).

Auch die „Sonstigen Kosten“ werden ohne Berücksichtigung der Mehrwertsteuer, also netto, geplant. Die Berechnungen zur Mehrwertsteuer erfolgen automatisch. MwSt.-Satz und Anteil der umsatzsteuerpflichtigen Aufwandes können wie gewohnt auf dem Blatt „Annahmen“ im Abschnitt Umsatzsteuer unter "Sonstiger betrieblicher Aufwand" vorgegeben werden.

Grundsätzlich sind die einzelnen Positionen bei den "Sonstigen betrieblichen Aufwendungen" weitgehend selbsterklärend, daher bedarf es hier nur weniger Hinweise.

Die Spalten F bis H können (nach Entfernung des Blattschutzes!) bei Bedarf für eigene Hinweise und Kommentare zu den einzelnen Positionen genutzt werden. Neben den häufig vorkommenden Standard Einträgen sind bereits 4 weitere frei benennbare Felder/Zeilen vorbereitet (siehe N.N.). Die dort von ihnen eingetragenen Bezeichnungen werden automatisch im gesamten Finanzmodell übernommen.

Einige Beispiele für weitere Kostenarten (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

•Werkzeuge, Kleingeräte, Verschleißteile

•Prüfungskosten Produktion / Qualitätssicherung

•Abfallbeseitigung

•Garantieleistungen

•Betreuung und Wartung EDV- und IT-Systeme

•Kosten für Kooperationen

•Sonstige Verwaltungskosten etc.

Am Ende des Blattes "Kosten" haben Sie die Möglichkeit "Unfertige Leistungen/Erzeugnisse" zu planen. Die Integration erfolgte an dieser Stelle im EFT, da sie thematisch mit der darüber liegenden Lagerbestandsplanung zur übergeordneten Bilanzposition "Vorräte" passt.

Allgemeiner Hintergrund

Soweit zum Bilanzstichtag unfertige Erzeugnisse bzw. unfertige Leistungen vorhanden sind, müssen diese in der Bilanz als Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter in Höhe der Aufwendungen, die durch die Herstellung bis zum Aufnahmezeitpunkt entstanden sind, angesetzt werden. Das in der Gewinn- und Verlustrechnung angesammelte Gesamtvolumen der Aufwendungen vermindert sich um den Betrag, der bei der Bestandsbewertung zu berücksichtigen ist (Gewinnneutralität durch bestandserhöhende Ertragsbuchung). Daraus ergibt sich, dass die Bestandsbewertung in einem direkten Zusammenhang mit dem periodengerechten Ausweis des Erfolges steht.

Im Excel-Finanzplan-Tool können Sie die Erhöhung bzw. die Verminderung (negative Werte) der unfertigen Leistungen bzw. Erzeugnisse monatsgenau planen (siehe Screenshot oben). Mit diesen beiden Planzahlen sind allerdings keine direkten Liquiditätswirkungen verbunden, sondern es erfolgt bspw. bei Erhöhung eine Bilanzverlängerung, d.h. Bestandserhöhung in der GuV bzw. Erhöhung der Bilanzposition "Unfertige Leistungen/Erzeugnisse" in gleicher Höhe (vice versa für Verminderungen). Daraus folgt, dass die Kosten für die Leistungen bzw. Erzeugnisse natürlich separat geplant werden müssen(z.B. über die Blätter "Personal" oder "Kosten"). Die korrekte Erfassung der unfertigen Leistungen/Erzeugnisse dient also vielmehr der periodengerechten Erfolgsermittlung.

Unterschied zwischen unfertiger Leistung und Forderung

Als „unfertig“ gelten Leistungen, die noch nicht als Forderungen „darstellbar“ sind. Das trifft auf die meisten Planungsaufträge von z.B. Ingenieur- oder Bauunternehmen zu. Solange diese nicht abgenommen sind, fehlt ihnen die Verkaufsfertigkeit. Erst wenn der Auftraggeber die Leistung oder Teilleistung abgenommen hat, kann die „unfertige Leistung“ bilanziell zur „Forderung“ werden, sofern Sie nicht direkt beglichen wird.

„Bilanzkosmetik“ lohnt sich nicht!

Die Bewertung des Leistungsstands bzw. der Ansatz des Vorratsvermögens in Bezug auf die Ermittlung und Bewertung der Herstellungskosten ist ein bilanzpolitisches Mittel „par excellence“, da Aufwendungen, die nicht als Teil der Herstellungskosten aktiviert werden, als Betriebsaufwand den Gewinn der laufenden Bilanzierungsperiode mindern. Gerade bei der Ermittlung und Bewertung der unfertigen Leistungen bestehen Bewertungsspielräume, um betriebswirtschaftliche Plandaten zum Ende des Geschäftsjahrs zu erreichen. Es liegt daher in der Natur der Sache, dass bei steuerlichen Betriebsprüfungen ein besonderes Augenmerk auf die Überprüfung dieser Bilanzposition gerichtet ist.