Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, d.h. sie müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das bedeutet, dass die eigentliche E-Rechnung in einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht, welche die Rechnungsangaben in strukturierter Form enthält.

Die beiden etablierten elektronischen Rechnungsstandards XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinenlesbar ist. Im Gegensatz dazu kombiniert das ZUGFeRD-Format die strukturierte XML-Datei mit einer menschenlesbaren PDF-Version der Rechnung.

Wichtig: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung (sondern gilt als sog. „Sonstige Rechnung“), da sie die Anforderungen an Struktur und Verarbeitung nicht erfüllt.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das speziell für den Austausch von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde. Es entspricht den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931). Durch Verwendung des Standards PDF/A-3 bietetet es die Möglichkeit eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Durch das Format PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung umgesetzt. Somit werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt.

Wir haben uns für das ZUGFeRD-Format entschieden, weil eine ZUGFeRD-Rechnung zusätzliche Vorteile bietet:

• Die Rechnung im Format ZUGFeRD kann von einem Rechnungsempfänger automatisch erkannt werden.
• Dank der strukturierten Daten können die Inhalte unmittelbar in die Buchhaltung übernommen werden.
• Durch das zusätzliche PDF kann eine Rechnung mit ZUGFeRD auch als menschenlesbarer Beleg (z.B. zur Prüfung) verwendet werden.

Darüber hinaus erlaubt ZUGFeRD alle elektronischen Übermittlungswege, insbesondere auch das einfache Versenden per E-Mail.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein (vgl. Abb. Prüfschema).

Ausgenommen von der Verpflichtung sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Jedoch kann es für diese ratsam sein, freiwillig ebenfalls E-Rechnungen zu erstellen, sofern diese Unternehmen als Kunden haben, die ggf. später auf derartige Rechnungen bestehen.

Weiter Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 € brutto), Fahrausweise sowie bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 28 UStG).

Zeitlich gilt eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung ab 1.1.2025. Der Gesetzgeber erlaubt jedoch einige Übergangsregelungen.

In den Jahren 2025 und 2026 dürfen für B2B-Umsätze nur dann noch „Sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger explizit zustimmt (was nicht selbstverständlich ist). In 2027 nur noch mit Zustimmung und einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von weniger als 800.000 €.

Empfehlung: Pflicht bedeutet nicht, das nicht auch freiwillig E-Rechnungen ausgestellt werden können. Je früher Sie sich mit diesem Thema befassen und ihre eigenen Prozesse und Systeme anpassen, desto besser.

Das hängt von der Art der gemeldeten Fehler ab. Sofern alle umsatzsteuerrechtlich relevanten Angaben vorhanden sind, kann eine E-Rechnung dennoch gültig sein, auch wenn sie als „nicht valide“ bewertet wird. Dies ist dann der Fall, wenn auf der Rechnung eine Pflichtangabe fehlt, die keine steuerrechtliche Relevanz besitzt.

Bspw. darf bei einer X-Rechnung das Feld für die E-Mail-Adresse nicht leer sein oder fehlen. Ab XRechnung Version 3.0 muss sowohl für den Rechnungsaussteller, wie auch für den Empfänger jeweils eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein (vorher war nur die E-Mail-Adresse des Ausstellers eine Pflichtangabe). Fehlt nun eine der beiden Adressen, ist die Rechnung nicht valide im Sinne der EN 16931. Allerdings ist die Angabe einer E-Mail-Adresse für die Gültigkeit der Rechnung im Sinne der Umsatzsteuergesetzgebung irrelevant.

Es gibt zahlreiche Online-Tools mit denen Sie die E-Rechnungen (häufig kostenlos) validieren können. Nutzen Sie immer mehrere verschiedene und prüfen bei Fehlermeldungen, ob diese von Relevanz für die Gültigkeit der Rechnung sind.

Wir haben die mit dem «E-Rechnungsgenerator» erzeugten Rechnungen mit verschiedenen Validatoren geprüft und konnten keine Einschränkungen feststellen. Da die Standards permanent weiterentwickelt werden, kann sich dies natürlich zukünftig ändern. Durch regelmäßige Updates werden wir aber die Validität der generierten E-Rechnungen sicherstellen.

JA. Der «E-Rechnungsgenerator» von Fimovi erfordert mindestens Microsoft Excel für Windows ab Version 2019. Die Software ist nicht kompatibel mit Excel für Mac oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen wie bspw. Google Sheets, Numbers für Mac oder Open Office.

JA. Mit dem Erwerb der Software erhalten Sie für ein Jahr lang alle Updates kostenlos (im Preis bereits enthalten). Die Nutzung der Software ist mit dem einmaligen Kaufpreis zeitlich unbeschränkt möglich (= Lifetime-Lizenz). Für Updates ab dem zweiten Jahr nach Kauf bieten wir (optional) einen Wartungsvertrag bzw. Upgrade-Plan an.

JA. Bei der Umsetzung haben wir auf diesen Aspekt viel Wert gelegt. Es handelt sich gerade nicht um eine auch nachträglich veränderbare Excel-Vorlage, sondern wir nutzen Excel nur als technische Plattform. Die Speicherung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit aller Daten wird mittels einer nicht zugänglichen Datenbank lückenlos sichergestellt. Außerdem werden alle generierten PDF-Dokumente zusätzlich lokal gespeichert. Diese können ebenfalls nicht nachträglich verändert werden.

Der «E-Rechnungsgenerator» erfüllt somit die vom Finanzministerium vorgegebenen GoBD-Regelungen („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).