Kapazitäts- und Personalressourcen-Planung

Personalkapazitätsplanung

Personal-
kapazitätsplanung

Übersicht

Ressourcen- und Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Projektteam

Mit unserem ExcelTool Personalkapazitätsplanung führen Sie eine detaillierte Analyse
und Planung für das Projektmanagement durch, indem Sie den Kapazitätsbedarf ihrer
Projekte und das Kapazitätsangebot vergleichen und aufeinander abstimmen.

Die Planung erfolgt dabei in Bezug auf die produktiven Stunden aller Mitarbeiter in ihrem
Projektteam und berücksichtigt sowohl Feiertage (für Deutschland, Österreich und die
Schweiz) als auch die jeweiligen wöchentlichen Sollstunden sowie individuelle
Abwesenheiten (wie Urlaube, Fortbildung, Elternzeit etc.).

Der Fokus des Excel-Tools liegt auf der Personaleinsatzplanung (=Staffing), d.h. auf der
Personalkapazität, also den tatsächlich für Projekte zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden
und beantwortet ihnen wichtige Fragen wie:

  • Wie viele Projekte kann ich mit der vorhandenen Stundenkapazität der Mitarbeiter
    bearbeiten?
  • Wie viele Mitarbeiter mit welchen Skills benötige ich, um alle Projekte termingerecht
    fertigzustellen?
  • Gibt es Projektphasen mit Unterdeckungen, also mit zu wenig Stundenkapazität?
  • In welchen Kalenderwochen sind Mitarbeiter nicht ausgelastet und könnten
    zusätzliche Projekte bearbeiten?

Details

Strategische Analyse ihrer Personalkapazitäten

Unsere Excel-Lösung hilft ihnen, Überlastungen oder fehlende Kapazitäten frühzeitig
erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können.

Personaleinsatz planen

Ermitteln Sie mit diesem Excel-Tool den Stunden- bzw. Personalbedarf für Ihre Projekte. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die tatsächlich verfügbaren Stunden, sondern auch unterschiedliche Fähigkeitsprofile (Skills).

Kapazitäten analysieren

Lesen Sie auf einen Blick für beliebige Kalenderwochen ab, wie ausgelastet ihre Mitarbeiter sind. Überlastungen oder fehlende Kapazitäten erkennen Sie frühzeitig und können vorausschauend handeln.

Abwesenheiten managen

Egal, ob Feiertag, Urlaub oder Teilzeit. Unser Excel-Tool berücksichtigt taggenau, wann Mitarbeiter mit welchem Stundenumfang zur Verfügung stehen. So planen Sie immer mit vollständigen Informationen und können etwaige Engpässe proaktiv managen.

Tagesgeschäft und Krankheitsausfall nicht vergessen

Neben dem Projektgeschäft können in unserem Excel-Tool für jeden Mitarbeiter auch
Stunden für interne Aktivitäten oder Verwaltungstätigkeiten berücksichtigt werden (=
Tagesgeschäft). Dieser Anteil kann über einen individuellen, prozentualen „Umlagefaktor“
vorgegeben werden und reduziert natürlich die verfügbaren Projektstunden. Auch die
Möglichkeit eine durchschnittliche Krankheitsquote für das gesamte Unternehmen einplanen
zu können, verhindert, dass Sie von deutlich höheren Kapazitäten zur Bearbeitung ihrer
Projekte ausgehen als es in der Realität der Fall ist.

Aussagekräftige Übersichten & Grafiken exportieren oder ausdrucken

Das Excel-Tool enthält zahlreiche Übersichten und Grafiken, welche ihnen nicht nur die
Kapazitäts- und Ressourcenplanung erleichtern, sondern die auch exportiert (oder
ausgedruckt) werden können, um die Ergebnisse in Präsentationen mit dem Team oder der
Geschäftsführung vorstellen und diskutieren zu können (siehe Screenshot-Beispiele).

Neben einer ansprechend formatierten „Heatmap“, die ihnen tag genau die An- und
Abwesenheit aller Mitarbeiter übersichtlich darstellt, gibt es eine solche Übersicht auch mit
den jeweiligen produktiven Stunden pro Mitarbeiter und Tag. Über- oder Unterdeckungen in
einzelnen Kalenderwochen werden durch Darstellung in flexiblen Säulengrafiken unter
Ausweis der jeweiligen absoluten und prozentualen Abweichungen schnell sichtbar. Dabei
besteht nicht nur die Möglichkeit einer Gesamtanalyse, sondern es gibt zusätzlich Grafiken
für jede einzelne Gruppe bzw. für jedes Fähigkeitsprofil (= Skill).

Schließlich zeigt eine Jahresübersicht, bestehend aus 13 Perioden à 4 Kalenderwochen, den
Gesamtstundenbedarf aller Projekte sowie durch Vergleich mit sämtlichen Produktivstunden
die jeweiligen Über- bzw. Unterdeckungen.

  • Einfach, übersichtlich und intuitiv bedienbar
  • Kapazitätsengpässe und Auslastungsprobleme auf einen Blick erkennen
  • Szenarioplanung: Testen Sie verschiedene Möglichkeiten, um Ressourcen-Engpässe
    aufzulösen
  • Individuelle Kalender und Abwesenheiten: Passen Sie Feiertage und
    Arbeitszeitmodelle einfach ihren Bedürfnissen an
  • Grafische Übersicht aller An- und Abwesenheiten: Zeigt wann welcher Mitarbeiter mit
    wieviel Stunden zur Verfügung steht
  • Datei frei anpassbar und erweiterbar (nicht geschützt; alle Änderungen möglich, z.B.
    eigenes Firmenlogo einfügen etc.)
  • Günstiger Einmalpreis (keine Folgekosten oder Abogebühren)
  • Bis zu 30 Mitarbeiter fertig vorbereitet
  • Detaillierte Planung von Abwesenheiten (individuelle Arbeitszeitmodelle, Urlaub,
    Elternzeit, freie Tage, Feiertage etc.)
  • utomatische Ermittlung aller Feiertage je nach Bundesland bzw. Kanton (für
    Deutschland, Österreich u. Schweiz)
  • Frei wählbare Kürzel für An-/Abwesenheits-Heatmap
  • Berücksichtigung einer durchschnittlichen Krankheitsquote möglich
  • Anteil Projektarbeit bzw. Tagesgeschäft je Mitarbeiter frei einstellbar (Umlagefaktor)
  • Bis zu 20 verschiedene Projekte parallel planen (einzeln an-/abschaltbar)
  • Bis zu 3 verschiedene Gruppen bzw. Fähigkeitsprofile (Skills) planbar
  • Planungshorizont: bis max. 1,5 Jahre (= 78 KW bzw. 546 Tage)
  • Automatische Markierung aktuelles Datum bzw. KW (an-/abschaltbar)
  • Automatisierte Umverteilung zur Lösung von Engpässen, falls Überschüsse in einer
    Gruppe/Skill und Unterdeckung in anderer Gruppe (auch abschaltbar)
  • Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für Grafiken (beliebige
    Betrachtungszeiträume, farbliche Hervorhebung kritischer KW, Einzelgrafiken je
    Gruppe/Skill)
  • Zusammenfassung/Jahresübersicht (13 Perioden à 4 KW) für Gesamtunternehmen
  • Mit umfangreichem Handbuch
  • Support und Weiterentwicklung

Handbuch

Auch für das Excel-Tool Personalkapazitätsplanung gibt es eine umfassende Anleitung,
die den Einstieg erleichtert und viele Fragen beantwortet. Hier finden Sie das komplette
Handbuch zum Download.

Screenshots

Die folgenden Screenshots vermitteln Ihnen einen ersten Eindruck der Produktkapazitätsplanung. Klicken Sie auf ein Bild für eine Anzeige in Originalgröße.

Inhaltsverzeichnis

NEU: Excel Personal-
kapazitätsplanung

Strategische Analyse und Planung ihrer Personalkapazitäten für ihr Projektmanagement.

Überlastungen oder fehlende Kapazitäten frühzeitig erkennen.