Personalkapazitätsplanung
Personal-
kapazitätsplanung
Übersicht
Ressourcen- und Kapazitätsplanung für Mitarbeiter im Projektteam
Die Planung erfolgt dabei in Bezug auf die produktiven Stunden aller Mitarbeiter in ihrem
Projektteam und berücksichtigt sowohl Feiertage (für Deutschland, Österreich und die
Schweiz) als auch die jeweiligen wöchentlichen Sollstunden sowie individuelle
Abwesenheiten (wie Urlaube, Fortbildung, Elternzeit etc.).
Der Fokus des Excel-Tools liegt auf der Personaleinsatzplanung (= Staffing), d.h. auf der
Personalkapazität, also den tatsächlich für Projekte zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden
und beantwortet ihnen wichtige Fragen wie:
- Wie viele Projekte kann ich mit der vorhandenen Stundenkapazität der Mitarbeiter
bearbeiten? - Wie viele Mitarbeiter mit welchen Skills benötige ich, um alle Projekte termingerecht
fertigzustellen? - Gibt es Projektphasen mit Unterdeckungen, also mit zu wenig Stundenkapazität?
- In welchen Kalenderwochen sind Mitarbeiter nicht ausgelastet und könnten
zusätzliche Projekte bearbeiten?
Details
Strategische Analyse ihrer Personalkapazitäten
Unsere Excel-Lösung hilft ihnen, Überlastungen oder fehlende Kapazitäten frühzeitig
erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können.
Personaleinsatz planen
Ermitteln Sie mit diesem Excel-Tool den Stunden- bzw. Personalbedarf für Ihre Projekte. Berücksichtigen Sie dabei nicht
nur die tatsächlich verfügbaren Stunden, sondern auch unterschiedliche Fähigkeitsprofile (= Skills).
Kapazitäten analysieren
Abwesenheiten managen
Egal, ob Feiertag, Urlaub oder Teilzeit. Unser Excel-Tool berücksichtigt taggenau, wann Mitarbeiter mit welchem Stundenumfang zur Verfügung stehen. So planen Sie immer mit vollständigen Informationen und können etwaige Engpässe proaktiv managen.
Tagesgeschäft und Krankheitsausfall nicht vergessen
Neben dem Projektgeschäft können in unserem Excel-Tool für jeden Mitarbeiter auch
Stunden für interne Aktivitäten oder Verwaltungstätigkeiten berücksichtigt werden (=
Tagesgeschäft). Dieser Anteil kann über einen individuellen, prozentualen „Umlagefaktor“
vorgegeben werden und reduziert natürlich die verfügbaren Projektstunden. Auch die
Möglichkeit eine durchschnittliche Krankheitsquote für das gesamte Unternehmen einplanen
zu können, verhindert, dass Sie von deutlich höheren Kapazitäten zur Bearbeitung ihrer
Projekte ausgehen als es in der Realität der Fall ist.
Aussagekräftige Übersichten & Grafiken exportieren oder ausdrucken
Das Excel-Tool enthält zahlreiche Übersichten und Grafiken, welche ihnen nicht nur die
Kapazitäts- und Ressourcenplanung erleichtern, sondern die auch exportiert (oder
ausgedruckt) werden können, um die Ergebnisse in Präsentationen mit dem Team oder der
Geschäftsführung vorstellen und diskutieren zu können (siehe Screenshot-Beispiele).
Neben einer ansprechend formatierten „Heatmap“, die ihnen tag genau die An- und
Abwesenheit aller Mitarbeiter übersichtlich darstellt, gibt es eine solche Übersicht auch mit
den jeweiligen produktiven Stunden pro Mitarbeiter und Tag. Über- oder Unterdeckungen in
einzelnen Kalenderwochen werden durch Darstellung in flexiblen Säulengrafiken unter
Ausweis der jeweiligen absoluten und prozentualen Abweichungen schnell sichtbar. Dabei
besteht nicht nur die Möglichkeit einer Gesamtanalyse, sondern es gibt zusätzlich Grafiken
für jede einzelne Gruppe bzw. für jedes Fähigkeitsprofil (= Skill).
Schließlich zeigt eine Jahresübersicht, bestehend aus 13 Perioden à 4 Kalenderwochen, den
Gesamtstundenbedarf aller Projekte sowie durch Vergleich mit sämtlichen Produktivstunden
die jeweiligen Über- bzw. Unterdeckungen.
Warum Sie dieses Excel-Kapazitätsplanungstool verwenden sollten
- Einfach, übersichtlich und intuitiv bedienbar
- Kapazitätsengpässe und Auslastungsprobleme auf einen Blick erkennen
- Szenarioplanung: Testen Sie verschiedene Möglichkeiten, um Ressourcen-Engpässe
aufzulösen - Individuelle Kalender und Abwesenheiten: Passen Sie Feiertage und
Arbeitszeitmodelle einfach ihren Bedürfnissen an - Grafische Übersicht aller An- und Abwesenheiten: Zeigt wann welcher Mitarbeiter mit
wieviel Stunden zur Verfügung steht - Datei frei anpassbar und erweiterbar (nicht geschützt; alle Änderungen möglich, z.B.
eigenes Firmenlogo einfügen etc.) - Günstiger Einmalpreis (keine Folgekosten oder Abogebühren)
Features und Funktionen
- Bis zu 30 Mitarbeiter fertig vorbereitet
- Detaillierte Planung von Abwesenheiten (individuelle Arbeitszeitmodelle, Urlaub,
Elternzeit, freie Tage, Feiertage etc.) - utomatische Ermittlung aller Feiertage je nach Bundesland bzw. Kanton (für
Deutschland, Österreich u. Schweiz) - Frei wählbare Kürzel für An-/Abwesenheits-Heatmap
- Berücksichtigung einer durchschnittlichen Krankheitsquote möglich
- Anteil Projektarbeit bzw. Tagesgeschäft je Mitarbeiter frei einstellbar (Umlagefaktor)
- Bis zu 20 verschiedene Projekte parallel planen (einzeln an-/abschaltbar)
- Bis zu 3 verschiedene Gruppen bzw. Fähigkeitsprofile (Skills) planbar
- Planungshorizont: bis max. 1,5 Jahre (= 78 KW bzw. 546 Tage)
- Automatische Markierung aktuelles Datum bzw. KW (an-/abschaltbar)
- Automatisierte Umverteilung zur Lösung von Engpässen, falls Überschüsse in einer
Gruppe/Skill und Unterdeckung in anderer Gruppe (auch abschaltbar) - Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für Grafiken (beliebige
Betrachtungszeiträume, farbliche Hervorhebung kritischer KW, Einzelgrafiken je
Gruppe/Skill) - Zusammenfassung/Jahresübersicht (13 Perioden à 4 KW) für Gesamtunternehmen
- Mit umfangreichem Handbuch
- Support und Weiterentwicklung
Screenshots
Die folgenden Screenshots vermitteln Ihnen einen ersten Eindruck der Produktkapazitätsplanung. Klicken Sie auf ein Bild für eine Anzeige in Originalgröße.
Eine Antwort
Das Excel Tool zur Personalkapazitätsplanung ist eine wirkliche Erleichterung für uns und erlaubt uns unsere Ressourcen effektiv zu planen und zu verwalten.
Das Tool ist sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Es enthält verschiedene Tabellen und Diagramme, die es uns ermöglichen, Über- und Unter-Kapazitäten auf einen Blick zu erkennen. Die Planung anzupassen ist ein Kinderspiel.
Gerade in unserem sehr volatilen Projektgeschäft hilft uns das Tool, ohne großen Aufwand, den Überblick zu behalten. Eine klare Empfehlung!