Unser Ziel war es, mit möglichst vielen Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen einen Import durchführen zu können. Dies haben unsere Excel-Experten durch die intelligente Nutzung der Excel-Funktionalität „Power Query“ erreicht. Dabei handelt es sich verkürzt gesagt um ein leistungsfähiges Werkzeug, welches automatisiert große Datenmengen (aus Vorsystemen oder Dateien) extrahieren, (in ein gewünschtes Format) transformieren und schließlich an Excel übergeben kann.

DATEV Import problemlos möglich

Die Mehrzahl der Steuerberater arbeiten heute mit Softwarelösungen der DATEV eG. Das DATEV Format wurde Ende der 90er zur Übertragung von Daten zwischen Buchhaltung der Anwender und Steuerbüro eingeführt. Durch die vielseitigen Funktionen und der diversen Kompatibilität mit verschiedenen Systemen, hat sich die Lösung auf dem Deutschen Markt bewährt und zu einem Quasi-Standard entwickelt.

Buchhaltungsdaten im DATEV-Standardformat (z.B. aus Kanzlei-Rechnungswesen als ASCII-formatierte txt-Datei) lassen sich mit einem Klick problemlos in die „Liquiditätsplanung PREMIUM“ importieren. Viele andere Finanzbuchhaltungsprogramme erlauben ebenfalls den Datenexport in diesem standardisierten Format.

Darüber hinaus können die Power Query Abfragen so angepasst werden, dass im Grunde aus allen gängigen Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert importiert werden kann. Durch die Trennung von Debitoren- und Kreditoren-Import ist es sogar möglich, dass Sie völlig verschiedene Vorsysteme für den Export ihrer Daten verwenden. Beispielsweise können die Kreditorendaten aus einem Finanzbuchhaltungssystem kommen, während die Debitorendaten bspw. aus einer speziellen Agentur- oder Projektplanungssoftware stammen können.

Datenimport u. a. möglich aus:

• Addison
• Agenda
• Collega
• hmd
• Lexware
• Rosesoft
• Sage
• SAP Business One
• Simba Software
• u.v.m.

Um ein vollständiges Bild über die zukünftige Liquiditätsentwicklung zu erhalten, müssen neben den importierten OPOS noch alle weiteren Zahlungen berücksichtigt bzw. geplant werden.

Alle individuellen Zahlungsgrößen (z.B. zukünftige Umsätze, Löhne u. Gehälter, andere Kosten aber auch Investitionen, Desinvestitionen, Darlehensaufnahmen, Tilgungen etc.) können einfach und komfortabel auf einem eigenen Tabellenblatt erfasst werden.

Dabei stehen zahlreiche sog. „Serientypen“ zur Verfügung (bspw. einmalig, täglich, monatlich, quartalsweise etc.), so dass lediglich der Betrag, Serientyp, Datum der ersten Zahlung und die Anzahl der Wiederholungen vorgegeben werden müssen. Alles Weitere wird dann automatisch eingetragen und auch bei rollierender Planung werden die Zahlungen jeweils zu den vorgegebenen Zeitpunkten korrekt ausgewiesen.

Durch den Rückgriff auf alle liquiditätsrelevanten Sachverhalte aus dem Buchungsbestand (z.B. gebuchte Ein- und Ausgangsrechnungen, Debitoren- und Kreditorendaten, Stand der Bankkonten etc.) können diese Daten natürlich in der „Liquiditätsplanung PREMIUM“ auch dargestellt und ausgewertet werden.

So gibt es neben der obligatorischen Liquiditätsvorschau auf Tages-, Kalenderwochen- oder Monatsbasis (numerisch und grafisch) auch Übersichten zu den „Top 10“ Debitoren und Kreditoren, eine Fälligkeitsanalyse der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten sowie eine Debitoren- und Kreditorenübersicht in der alle Einzelforderungen bzw. -verbindlichkeiten nach verschiedenen Kriterien sortiert (z.B. nach Betragshöhe, Name, Nr.) und zusammengefasst ausgegeben werden können (siehe Screenshots).

Schließlich eigent sich das Tool „Liquiditätsplanung PREMIUM“ auch zur Prüfung der Zahlungsunfähigkeit gemäß IDW S11. Stichtagsbezogen lässt sich ein Finanzstatus berechnen sowie darauf aufbauend ein Drei-Wochen-Finanzplan und auch ein 3-Monats-Finanzplan, wie im drei-schrittigen Prüfungsschema des IDW S11 vorgesehen.

Damit bietet ihnen das Excel-Tool „Liquiditätsplanung PREMIUM“ die Grundlage für ein Frühwarn- und Prüfsystem. Die mit diesem Tool erstellte Liquiditätsvorschau warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen (Überziehungen inkl. Kontokorrent), so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können.