Kostenplanung

Der Aufbau der Materialkosten- bzw. Wareneinsatzplanung (im Handel) ist analog dem bei der Umsatzplanung.

Auch hier sind wieder alle Werte netto, also Umsatz- bzw. Vorsteuer zu planen.

Neben den bereits bekannten Auswahlfeldern Umsatzsteuersatz und Zahlungsziel kann hier zusätzlich ein Anteil in % angegeben werden, der umsatzsteuerpflichtig ist.

Die Standardeinstellung ist 100%, d.h. sämtliche Beträge in der geplanten Zeile sind umsatzsteuerpflichtig. Beachten Sie, dass bei Eingabe 0% keine Umsatzsteuer anfällt und damit auch die Einstellung bzw. Auswahl des Umsatzsteuersatzes keine Rolle spielt.

Eigene Planung umsetzen und integrieren

Auch hier können Sie selbstverständlich völlig eigene Planungen aufsetzen. Zu beachten ist dabei:

1.

Die Zeile „Materialkosten gesamt verwendet“ darf nicht gelöscht werden (da diese auf zahlreiche andere Blätter weiterverlinkt ist). Sie können dort aber eine neue Formel oder einen anderen Bezug einfügen. Eleganter und weniger fehleranfällig ist es i.d.R., Ihre eigenen Kalkulationen einfach in eine der vorbereiteten Materialkostenzeilen zu verlinken.

2.

Die Berechnungszeile für die Mehrwertsteuer für die Materialkosten (weiter unten auf dem Blatt „Kosten“ im Abschnitt "Umsatzsteuerberechnung") darf ebenfalls nicht gelöscht werden (da auch diese auf zahlreiche andere Blätter weiterverlinkt ist). Die MwSt.-Berechnung wird korrekt sein, wenn Sie sich an Punkt 1. oben halten. Falls der MwSt.-Satz geändert werden soll, finden Sie die Eingabemöglichkeit dazu auf dem Blatt „Annahmen“ (siehe Ausführungen oben)

Häufig verlangen Lieferanten, dass vor Lieferung von Material bzw. Waren bei einem Handelsgeschäft Teilbeträge angezahlt werden müssen. Derartige geleistete Anzahlungen sind genauso wie erhaltene Anzahlungen in der Bilanz zu aktivieren bzw. zu passivieren.

Im Excel-Finanzplan-Tool kann auf dem Blatt "Kosten" unterhalb der Material- bzw. Wareneinsatzkostenplanung bei Bedarf weitere MAK/WE-Kosten geplant werden, für die das Unternehmen zunächst Anzahlungen leisten muss und die erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgsrelevant (als Aufwand) verbucht werden.

Die Logik hier ist die gleiche wie bei den erhaltenen Anzahlungen bei der Umsatzplanung. Auch diese Kosten sind wieder zusätzlich zu denen aus den Methoden 1 bis 3 zu verstehen. Es gibt auch hier wieder automatische Hinweis bzw. Fehlermeldungen, wenn mehr Anzahlungen erfolgswirksam aufgelöst werden, als zuvor geleistet.

Hier sind lediglich die Energiekosten zu planen, die der Produktion/Herstellung dienen. Nicht gemeint sind an dieser Stelle z.B. Energiekosten (Strom- oder Heizkosten) für die Geschäftsräume. Diese wären bei den "Sonstigen Kosten" zu planen. Der separate Ausweis der Energiekosten (klar abgegrenzt vom Material-/Wareneinsatz) ermöglicht bspw. die Analyse der Energieeffizienz bei Fertigungsunternehmen.

Die Werte können individuell eingegeben werden. Bei Bedarf können Sie auch eine eigene Formellogik integrieren und die Kosten ggf. mit Produktionsdaten verknüpfen. Dazu müssen Sie wie üblich zunächst den Blattschutz entfernen und dann entsprechende Zeilen einfügen. Achten Sie bitte darauf, dass die Gesamtsumme weiterhin korrekt im Gesamtmodell verlinkt bleibt (u.a. auch wegen der USt.- bzw. Vorsteuerberechnung).

Auch Fremdleistungen sollten und können separat geplant und analysiert werden. Dazu enthält das Excel-Finanzplan-Tool zwei unterschiedliche Eingabemöglichkeiten. Neben einer direkten Eingabemöglichkeit, können Sie zusätzlich für jedes Planjahr eine individuelle Fremdleistungsquote (in %) eingeben. Als Bezugsgröße werden im Auslieferungszustand die (gesamten) Umsatzerlöse gewählt. Sie können bei Bedarf die Bezugsgröße austauschen (oder z.B. nur auf bestimmte Umsätze reduzieren) in dem Sie die Verlinkung der Zeile ändern (und ggf. entsprechend umbenennen).

Beide Möglichkeiten können parallel genutzt werden. Die Werte werden addiert. Benötigen Sie nur eine oder gar keine der beiden Kategorien lassen Sie die Eingabezellen einfach leer (oder = Null).

Vor der eigentlichen Planung der Sonstigen Kosten, in der GuV als "Sonstige betriebliche Aufwendungen" bezeichnet, sollten Sie auf dem Blatt "Annahmen" die von Ihnen gewünschten Bezeichnungen und Reihenfolge der Positionen festlegen (Kostenarten und Reihenfolge festlegen).

Auf dem Blatt "Kosten" sind dann nur noch die jeweiligen Netto-Beträge der Kostenarten in den einzelnen Planmonaten einzutragen. Die Umsatz- bzw. Vorsteuerberechnung erfolgt automatisch auf Basis der ebenfalls auf "Annahmen" vorgegebenen umsatzsteuerpflichtigen Anteile und Sätze für jede Kostenart. Die Spalten K bis P können (nach Entfernung des Blattschutzes!) bei Bedarf für eigene Hinweise und Kommentare zu den einzelnen Positionen genutzt werden.

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Tipp

Im Rahmen der Kostenplanung sollte stets im Vorfeld geprüft werden, inwieweit die Kosten umsatzabhängig (d.h. variabel) sind. In diesen Fällen kann eine Verknüpfung an den Umsatz oder die Absatzmenge (z.B. Stücke) sinnvoll sein, so dass sich die Kosten automatisch bei Änderung der Umsatz- und Absatzplanung anpassen.

Die meisten Kostenarten im Bereich der „Sonstigen betrieblichen Aufwendungen“ sind fix, d.h. unabhängig vom Umsatz. Schließlich gibt es auch noch sog. sprungfixe Kosten. Ein Beispiel sind Personalkosten, da bspw. ab einer bestimmten Produktions- bzw. Absatzmenge ein weiterer Mitarbeiter eingestellt werden muss und ab diesem Zeitpunkt die Kosten sprunghaft steigen, um dann auf dem neuen Niveau wieder konstant (fix) zu bleiben.

Für die i.d.R. nur einmalig und temporär anfallenden Restrukturierungskosten gibt es auf dem Blatt "Kosten" einen eigenen Planungsblock (siehe Screenshot).

Dort kann die jeweilige Kostenart bzw. -bezeichnung vorgegeben werden außerdem auch je Position Vorgaben zur Umsatz- bzw. Vorsteuer sowie zu den Zahlungszielen.

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Hintergrund: Unter Beraterkosten für CRO und PMO versteht man die Ausgaben für externe Spezialisten, die ein Unternehmen für Restrukturierung (CRO) und Projektmanagement (PMO) einkauft. Sie fallen meist in Krisen, bei großen Transformationen oder bei komplexen strategischen Vorhaben an und können sich aus unterschiedlichen Stundensätzen und Rollen zusammensetzen.

•CRO (Chief Restructuring Officer): Ein Chief Restructuring Officer ist ein Sanierungs- oder Restrukturierungsexperte. Er wird oft als Interim-Manager (zeitweiser Geschäftsführer oder Vorstand) eingesetzt, um ein Unternehmen aus einer Krise zu führen.

•PMO (Project Management Office): Das Project Management Office ist eine organisatorische Einheit, die Projekte im Unternehmen steuert. Im Kontext eines CRO dient das PMO dazu, das Restrukturierungsprogramm zu strukturieren, Termine zu überwachen und Budgets zu kontrollieren.

Zwei Dinge bzgl. der Restrukturierungskosten sind im EFT PRO Sanierung & Restrukturierung zu beachten. Zum einen sind diese Kosten nur in der GuV sichtbar, wenn auf dem Blatt "Maßnahmen" dieser Punkt aktiviert wurde. Zum anderen dürfen hier nicht einfach weitere Zeilen eingefügt werden, da jede Einzelzeile im Modell weiterverlinkt ist und die Modelllogik ansonsten fehlerhaft werden könnte.

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HINWEIS

In der GuV (z.B. auf Blatt "Ueb_03") erfolgt ein getrennter Ausweis des EBITDA vor (= adjusted) und nach Restrukturierungskosten. Die Trennung dient im Kern dazu, die nachhaltige Ertragskraft des Unternehmens von den einmaligen Belastungen der Sanierung zu isolieren.

Restrukturierungskosten sind per Definition einmalig und temporär. Sie verzerren das operative Ergebnis in den Sanierungsjahren massiv nach unten, obwohl sie gerade die Voraussetzung für eine künftig bessere Ertragslage schaffen. Würde man nur das EBITDA nach Restrukturierungskosten betrachten, sähe ein Unternehmen in der Phase der aktivsten Sanierung paradoxerweise am schlechtesten aus – also genau dann, wenn es die richtigen Dinge tut.

Das EBITDA vor Restrukturierungskosten zeigt hingegen, wie sich das operative Geschäft entwickelt, bereinigt um die einmalige Sanierungslast. Es beantwortet die Frage: Wirken die Maßnahmen bereits auf der operativen Ebene?

Für finanzierende Banken ist die Unterscheidung aus mehreren Gründen zentral:

1. Das bereinigte EBITDA dient als Basis für Debt-Service-Fähigkeit und Covenants. Kreditverträge enthalten typischerweise Financial Covenants wie Verschuldungsgrad (Net Debt / EBITDA) oder Zinsdeckungsgrad (EBITDA / Zinsaufwand). Würden einmalige Restrukturierungskosten in die Covenant-Berechnung einfließen, wäre ein Bruch in den Sanierungsjahren nahezu unvermeidbar – obwohl das operative Geschäft planmäßig läuft. Deshalb vereinbaren Banken häufig ein „adjusted EBITDA" als Covenant-Basis mit klar definierten Bereinigungsposten (sog. Addbacks). Alle EBITDA-Kennzahlen auf Blatt "Ueb_06" beziehen sich deshalb ebenfalls auf das adjustierte bzw. angepasste EBITDA.

2. Die Trennung ermöglich außerdem eine Plausibilisierung des Sanierungsfortschritts. Die Bank kann Quartal für Quartal verfolgen, ob sich das operative EBITDA tatsächlich in die richtige Richtung bewegt, während gleichzeitig die Restrukturierungskosten im geplanten Rahmen bleiben. Steigt das bereinigte EBITDA, aber die Restrukturierungskosten laufen aus dem Ruder, ist das ein anderes Risikobild als wenn beides planmäßig verläuft.

3. Die Differenz zwischen beiden Größen liefert der Bank eine klare Sicht auf die Gesamtkosten der Sanierung. Diese ist relevant für die Beurteilung, ob die Sanierung insgesamt wirtschaftlich tragfähig ist – also ob die kumulierten Einmalkosten in einem vertretbaren Verhältnis zur erwarteten nachhaltigen Ergebnisverbesserung stehen.

4. Sobald die Restrukturierungsphase abgeschlossen ist, sollten beide EBITDA-Linien bzw. -Werte konvergieren. Tun sie das nicht, ist das ein Warnsignal – entweder fallen weiterhin „einmalige" Kosten an, die gar nicht einmalig sind, oder die Bereinigungen waren zu großzügig definiert. Banken achten genau auf diesen Punkt, weil er die Qualität der gesamten Sanierungsplanung widerspiegelt.

Am Ende des Blattes "Kosten" besteht die Möglichkeit im Rahmen der Lagerbestandsplanung zwei Konten (1. Waren bzw. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) sowie 2. Fertige + unfertige Leistungen/Erzeugnisse) zu beplanen. Beide Konten fließen später in die Positionen Bestandsveränderungen (in der GuV) bzw. Vorräte (in der Bilanz) ein.

Ad 1 Waren bzw. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB)

Hier sind nur dann Werte in den einzelnen Monaten vorzugeben, wenn auf "Annahmen" manuell gewählt wurde. Ansonsten werden Bestandsveränderungen bei Aktivierung der Lagerbestandsplanung (automatisch) eigenständig ermittelt und weiterverlinkt. Hinweis: Auch wenn die Lagerbestandsplanung auf "Annahmen" deaktiviert wird, werden hier die Vorräte aus der Startbilanz in jedem Monat kontinuierlich (max. in Höhe der Materialkosten der Periode) abgebaut (vorgegeben in Modell-Logik). Ist das nicht gewünscht und Sie möchten den Wert aus der Startbilanz einfach unverändert (als Durschnittsbestand) beibehalten, dann aktivieren Sie die Lagerbestandsplanung, stellen auf "Annahmen" manuell ein und tragen anschließend in jedem Monat (in der Eingabezeile: 2. manuell) den Startbilanzwert ein (dieser ist in Spalte R in der Zeile darunter ersichtlich). Auf diese Weise bleibt für dieses Vorratskonto die Bestandsveränderung immer null. Dies ist dann auch im darunter befindlichen Bilanzkonto in der Zeile Schlussbilanz/Saldenvortrag ersichtlich.

Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit (unabhängig, ob Lagerbestandsplanung aktiv oder inaktiv gewählt wurde), einen Verkauf und/oder eine Abwertung von Vorratsvermögen zu planen (natürlich nur, sofern in der Startbilanz ein Anfangsbestand besteht). Für die Verkäufe ist bzgl. der Umsatzsteuer der Anteil einzutragen und es muss der MwSt-Satz ausgewählt werden. Während ein Verkauf liquiditätswirksam (= Mittelzufluss) ist, führt die Abwertung "nur" zu Abschreibungen (in der GuV) und vermindert das Periodenergebnis.

Ad 2 Fertige/unfertige Leistungen/Erzeugnisse

Soweit zum Bilanzstichtag "Fertige/unfertige Leistungen/Erzeugnisse" vorhanden sind, müssen diese in der Bilanz als Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter in Höhe der Aufwendungen, die durch die Herstellung bis zum Aufnahmezeitpunkt entstanden sind, angesetzt werden. Das in der Gewinn- und Verlustrechnung angesammelte Gesamtvolumen der Aufwendungen vermindert sich um den Betrag, der bei der Bestandsbewertung zu berücksichtigen ist (Gewinnneutralität durch bestandserhöhende Ertragsbuchung). Daraus ergibt sich, dass die Bestandsbewertung in einem direkten Zusammenhang mit dem periodengerechten Ausweis des Erfolges steht.

S_Fertige+Unfertige_Leistungen

Im Excel-Finanzplan-Tool können Sie die Erhöhung bzw. die Verminderung (negative Werte) der Position "Fertige/unfertige Leistungen/Erzeugnisse" wochen- bzw. monatsgenau planen (siehe Screenshot oben). Mit diesen beiden Planzahlen sind allerdings keine direkten Liquiditätswirkungen verbunden, sondern es erfolgt bspw. bei Erhöhung eine Bilanzverlängerung, d.h. Bestandserhöhung in der GuV bzw. Erhöhung der Bilanzposition "Vorräte" in gleicher Höhe (vice versa für Verminderungen). Daraus folgt, dass die Kosten für die Leistungen bzw. Erzeugnisse natürlich separat geplant werden müssen(z.B. über die Blätter "Personal" oder "Kosten"). Die korrekte Erfassung der unfertigen Leistungen/Erzeugnisse dient also vielmehr der periodengerechten Erfolgsermittlung.