Reisekosten Definition – Was gehört dazu?

Definition Reisekosten

Unter dem Sammelbegriff „Reisekosten“ werden 1. Fahrtkosten, 2. Übernachtungskosten, 3. Verpflegungsmehraufwendungen und 4. Reisenebenkosten zusammengefasst, die entstehen, soweit ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmer, bedingt durch seine berufliche Tätigkeit, außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten festen Tätigkeitsstätte tätig wird (vgl. R 9.4 Abs. 1 LStR).

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?

Bevor wir uns den vier Bereichen der obigen Definition zuwenden, stellt sich noch die Frage, was im deutschen Reisekostenrecht eine „Auswärtstätigkeit“ ist und was als „erste feste Tätigkeitsstätte“ gilt.

Auswärtstätigkeit

Eine Auswärtstätigkeit ist nicht davon abhängig, dass eine Mindestentfernung oder eine Mindestabwesenheit von der ersten festen Tätigkeitstätte und/oder Wohnung vorliegt. Lediglich beim Verpflegungsmehraufwand·sind Mindestabwesenheitszeiten für den Grund und die Höhe erforderlich. Die Abwesenheit ist dabei auf Wohnung und erste feste Tätigkeitsstätte zu prüfen.

Erste feste Tätigkeitsstätte

Der Gesetzgeber definiert die erste feste Tätigkeitsstätte als ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Warum überhaupt Reisekostenabrechnungen erstellen

Damit Arbeitnehmern die Reisekosten lohnsteuerfrei erstattet werden können bzw. damit Unternehmer/Unternehmen ihre Reisekosten steuerlich geltend machen können, muss dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass es sich um eine Dienstreise gehandelt hat. Aus diesen Gründen erstellen Unternehmen bzw. deren Arbeitnehmer Reisekostenabrechnungen, in denen alle Kosten aufgestellt und die entsprechenden Belege und Quittungen hinterlegt werden.

Welche Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten gilt es zu beachten?

Die Erstattung von Reisekosten darf der Arbeitgeber nur steuerfrei vornehmen, wenn der Arbeitnehmer ihm Unterlagen vorlegt, aus denen hervorgeht, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt sind. Dies geschieht durch die Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers, die folgende Angaben enthalten muss:

• Anlass der Reise,
• Dauer der Reise,
• Reiseweg und Reiseziel,
• Anzahl der Übernachtungen,
• Fahrtstrecke sowie
• genutztes Reisemittel (priv. Kfz, Firmenwagen, öffentliche Verkehrsmittel etc.)

Sofern die tatsächlich entstandenen Reisekosten erstattet werden sollen, sind die entsprechenden Belege als Nachweis beizufügen. Nachweise können bspw. in Form von Fahrtenbüchern, Fahrkarten, Flugscheinen, Hotelrechnungen etc. erbracht werden.

Welche Fristen gelten für die Reisekostenabrechnung?

In vielen Blog-Artikeln liest man, dass die gesetzlich vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter drei Jahre ab dem Datum der angefallenen Kosten Zeit hat, diese einzureichen. ABER: Das stimmt nur eingeschränkt!

Diese Regelungen gelten hinsichtlich der richtigen Verjährungsfrist:

• Grundsatz: Die Verjährungsfrist (noch) nicht eingereichter Reisekostenabrechnungen regelt § 195 BGB. Dort wird eine Verjährungsfrist von drei Jahren für die Einreichung verausgabter Kosten während Geschäftsreisen festgelegt.
• ABER: Werden Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitsvertrag geregelt oder ist der Hinweis auf eine geltende Reisekostenrichtlinie des Unternehmens Bestandteil des Arbeitsvertrags, dann sind die Verjährungsfristen des Arbeitgebers einzuhalten.
• Das bedeutet: Ist beispielsweise eine Verjährungsfrist von sechs Monaten schriftlich geregelt, muss diese eingehalten werden. Wer ältere Belege erstattet bekommen möchte, hat Pech gehabt. Das BGB hebelt mit § 195 die Regelung des Arbeitsvertrags bzw. der unternehmensinternen Reisekostenrichtlinie nicht aus.
• Einschränkung: Nur wenn die vom Arbeitgeber vorgegebene Verjährungsfrist drei Monate unterschreitet, ist sie nicht rechtskräftig. In diesem Fall greift das BGB und auch bereits verjährte Reisekostenabrechnungen können noch bei der Buchhaltung bzw. Finanzabteilung eingereicht werden.

Aus Unternehmenssicht ist es daher ratsam, der firmeninternen Reiserichtlinie eine angemessene Verjährungsfrist über angefallene Reisekosten hinzuzufügen. Zum einen ermutigt oftmals erst eine Befristung die Mitarbeiter ihre Reisekosten zeitnah abzurechnen. Zum anderen lässt sich auf diese Weise in der Buchhaltung eine zeitgerechte Verarbeitung sicherstellen und so unerwartete (nachlaufende) Auswirkungen auf den Cashflow des Unternehmens vermeiden.

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

Bei den Unternehmen tauchen Reisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung auf und mindern den Gewinn bzw. die Steuerlast. Außerdem kann auch ein Vorsteuerabzug durchgeführt werden.

Wie in unserer Eingangsdefinition der Reisekosten erläutert, sind die folgenden vier Kostenarten relevant:

1. Fahrtkosten
2. Übernachtungskosten
3. Verpflegungsmehraufwendungen (VMA)
4. Reisenebenkosten

Bevor Sie fragen: Diese Kosten sind im Rahmen der Reisekostenabrechnung grundsätzlich nicht erstattungsfähig:

• Bußgelder (Schwarzfahren, Blitzer, Falschparken etc.)
• Minibar im Hotel, Pay-TV, Sauna, Massagen etc.
• Kosten für zusätzliches Gepäck (z.B. Koffer)

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten, die anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, können in Hohe der tatsächlichen Aufwendungen erstattet bzw. geltend gemacht werden (R 9.5 Abs. 1 LStR).

Die Bemessungsgrundlage bei Fahrtkosten sind immer die tatsächlich zurückgelegten Strecken.

Zur tatsachlich zurückgelegten Strecke gehören auch Umweg-Fahrten wegen Verkehrssperrungen, Umfahrungen wegen Stau, Parkplatzsuche oder Mitnahme von Mitfahrern.

Hierunter fallen alle Fahrten zwischen

• der Wohnung des Arbeitnehmers und der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• der Wohnung des Arbeitnehmers und der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• der auswärtigen Unterkunft und der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• der ersten festen Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten.

Höhe der steuerfreien Fahrtkostenerstattungen

Die entstandenen Fahrtkosten werden grundsätzlich nur bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen steuerfrei erstattet (entsprechende Nachweise, Tickets bzw. Belege vorausgesetzt). Lediglich bei der Benutzung eines privaten Fahrzeugs können pauschale Kilometersätze angesetzt werden (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR).

Erstattung der Kosten bei Fahrten mit dem privaten Pkw

Sofern ein Arbeitnehmer seinen privaten Pkw für die beruflich begründete Auswärtstätigkeit nutzt, sind folgende Erstattungsmöglichkeiten zulässig:

a) Erstattung eines Teilbetrags der Gesamtkosten (R 9.5 Abs. 1 Satz 3 LStR)
b) Erstattung nach dem individuell ermittelten Kilometer-Kostensatz (R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR)
c) Erstattung des gesetzlich festgesetzten Pauschbetrags je Kilometer (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR)

Bei den Optionen a) und b) werden zunächst (relativ aufwendig) die Gesamtkosten für den genutzten Pkw für ein Kalenderjahr ermittelt. Danach werden der beruflich genutzte und der private Anteil der Kfz-Nutzung ermittelt. Die Gesamtkosten werden dann zu den beruflichen Fahrten ins Verhältnis gesetzt. Wir werden diese eher selten genutzten Erstattungsvarianten hier nicht vertiefen.

Bei der Option c), die den Regelfall bei der Erstattung der beruflich verursachten Fahrtkosten darstellt und auch in unserem Excel-Tool „Reisekostenabrechnung“ implementiert ist, erfolgt die Abgeltung pauschal durch vom Gesetzgeber festgelegte Kilometersätze.

Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann dabei aus Vereinfachungsgründen je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z.B. Pkw oder Motorrad) ein pauschaler Kilometersatz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel angesetzt werden.

Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer

Auch in 2026 haben sich die Kilometerpauschalen weiterhin nicht verändert:

0,30 € => Bei Benutzung eines Kraftwagens (z.B. Pkw)
0,20 € => Für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (z.B. Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder auch Elektrofahrrad)

Hinweise

• Eine Prüfung bzw. Ermittlung der tatsächlichen Kilometerkosten ist bei Wahl dieser Abrechnungsmethode nicht erforderlich.
• Sog. „Mitnahmepauschalen“ sind nicht mehr steuerfrei (sondern – falls gezahlt – steuerpflichtiger Arbeitslohn). Dies waren mal 0,02 Euro pro km und mitgenommener Person.
• Die pauschalen Kilometersätze sind nur bei Benutzung eines im Privatvermögen befindlichen Fahrzeugs ansetzbar (nicht, wenn das Kfz bspw. von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird).

Pendlerpauschale (Entfernungspauschale): Neuregelung ab 2026

Bei der für Dienstreisen relevanten Kilometerpauschale ist die sog. Entfernungspauschale (häufig auch „Pendlerpauschale“ genannt) strikt zu trennen. Diese betrifft nicht Dienstreisen, sondern den arbeitstäglichen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).

Hier hat sich zum 1. Januar 2026 eine wesentliche Änderung ergeben: Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (vom Bundesrat am 19.12.2025 beschlossen) wurde die Entfernungspauschale dauerhaft auf einheitlich 0,38 Euro je Entfernungskilometer angehoben – und zwar bereits ab dem ersten Kilometer.

Bis einschließlich 2025 galt eine Staffelung: 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro erst ab dem 21. Kilometer. Diese Staffelung entfällt ab 2026 vollständig. Welches Verkehrsmittel die Pendler benutzen, spielt – wie bisher – keine Rolle (Ausnahme: Flüge).

Im Zuge derselben Gesetzesänderung wurde zudem die Mobilitätsprämie entfristet (§ 101 EStG). Sie war ursprünglich nur befristet vorgesehen und bleibt nun dauerhaft bestehen. Davon profitieren insbesondere Steuerpflichtige mit geringem Einkommen und langen Arbeitswegen, deren Entlastung durch die Entfernungspauschale steuerlich sonst ins Leere liefe. Die Mobilitätsprämie beträgt 14 % der maßgeblichen Entfernungspauschale und wird nur auf Antrag im Rahmen der Einkommensteuererklärung (Anlage Mobilitätsprämie) festgesetzt.

Hinweis: Eine Anhebung des Kilometersatzes bei den Reisekosten (Dienstreisen) ist im Unterschied zur Entfernungspauschale weiterhin nicht vorgesehen. Insoweit ergeben sich hinsichtlich der Höhe der als Reisekosten abzugsfähigen bzw. steuerfrei ersetzbaren Fahrtkosten keine Änderungen; es bleibt bei 0,30 Euro (Pkw) bzw. 0,20 Euro (andere motorbetriebene Fahrzeuge) pro gefahrenem Kilometer. Die erhöhte Entfernungspauschale kann der Arbeitnehmer vielmehr im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte geltend machen.

2. Übernachtungskosten

Übernachtungskosten im Inland

Ohne Belege bzw. Einzelnachweis können die Übernachtungskosten im Inland mit einem Pauschbetrag i.H.v. aktuell 20 Euro pro Tag bzw. Nacht steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Alternativ können die Übernachtungskosten vom Arbeitgeber auch in der nachgewiesenen Höhe (inkl. Umsatzsteuer) steuerfrei ersetzt werden. Dabei gibt es keine steuerlich relevanten Höchstbeträge, allerdings sind Belege erforderlich und die Angemessenheit ist zu prüfen.

Übernachtungskosten im Ausland

Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen angesetzt werden. Dazu gilt die vom BMF veröffentlichte Länderübersicht über die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten, die mehr als 226 Länder umfasst und in der Regel jährlich aktualisiert wird.

Das aktuelle BMF-Schreiben haben wir ihnen als PDF zusammen mit unserem kostenlosen Excel-Reisekosten-Formular bereitgestellt. Am Ende dieses Beitrages können Sie beide Dateien kostenlos herunterladen.

Alternativ können Sie die Liste mit allen gesetzlichen Pauschbeträgen für 2026 hier direkt von der Webseite beim Bundesministerium der Finanzen downloaden.

Wann besteht ein Anspruch auf die Übernachtungspauschale?

Grundsätzlich besteht laut BMF-Schreiben steuerlich weiterhin die Möglichkeit den Arbeitnehmern ein Wahlrecht zwischen Pauschale oder Erstattung nach Beleg zu ermöglichen. Allerdings kann der Arbeitgeber dies arbeitsrechtlich einschränken und bspw. nur die Abrechnung nach Belegen arbeitsvertraglich oder in Form von Reisekostenrichtlinien festlegen.

Sollte der Arbeitgeber allerdings seinen Reisenden beide Möglichkeiten zugestehen, müssen für die Gewährung der Pauschalen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. So regelt R 9.7 Abs. 3 LStR, dass die Pauschbeträge dann nicht steuerfrei erstattet werden dürfen, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Weiterhin ist auch für Übernachtungen in einem Fahrzeug die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig.

Zeitliche Begrenzung der Übernachtungskosten

Beruflich veranlasste Unterkunftskosten während einer Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, sind maximal für einen Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt als Werbungskosten abziehbar.

D.h., dass nach 48 Monaten max. 1.000 Euro steuerfrei an die Arbeitnehmer erstattet werden können. Dies gilt auch für Hotelübernachtungen. Alle Erstattungsbeträge die darüber hinausgehen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

3. Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand bei Inlandsreisen

Für Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit können generell nur Pauschbeträge geltend gemacht werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, § 9 Abs. 5 EStG). Es ist nicht möglich, Verpflegungsausgaben einzeln nachzuweisen und dadurch höhere Beträge abzusetzen.

Um den Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wurde vom Gesetzgeber eine zweistufige Staffelung eingeführt. Dabei wurde auf einen Teil Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die Berechnung der Dreimonatsfrist vereinfacht.

Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit. Eine ursprünglich im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung  des Verpflegungsmehraufwands wurde bekanntlich nicht umgesetzt.

Aus diesem Grunde gelten weiterhin die folgenden Verpflegungspauschalen:

1. 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist,
2. jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
3. 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

 

Die sog. Mitternachtsregelung (2 Kalendertage ohne Übernachtung) bleibt unverändert bestehen. Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten bzw. Dienstreisen nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern durch Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten an beiden Tagen.

Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen

Auch bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland gibt es jeweils zwei Pauschalen, eine mit einer Mindestabwesenheit von mehr als 8 Stunden und eine mit einer Mindestabwesenheit von mindestens 24 Stunden. Die länderspezifische Höhe der Auslandstagegelder wird, wie auch die Übernachtungspauschalen, jedes Jahr im Dezember vom Bundesministerium für Finanzen für das Folgejahr bekannt gegeben.

Das aktuelle BMF-Schreiben haben wir ihnen als PDF zusammen mit unserem kostenlosen Excel-Reisekosten-Formular bereitgestellt. Am Ende dieses Beitrages können Sie beide Dateien kostenlos herunterladen.

Dabei sind die folgenden Besonderheiten zu beachten:

• Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
• Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.
• Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
• Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend.

Verpflegungsmehraufwand bei Flugreisen

Insbesondere bei längeren, mehrtägigen beruflich veranlassten Flugreisen bestehen häufig Unklarheiten, welcher Verpflegungsmehraufwand anzusetzen ist. Hier eine Übersicht der geltenden Reisekostenregelungen:

• Bei eintägigen Flugreisen wird die Pauschale des Ziellandes für diesen Tag angesetzt. Dabei gilt, dass ein Zielland erreicht ist, sobald das Flugzeug gelandet ist. Etwaige Zwischenstopps werden nicht berücksichtigt.
• Bei einer zweitägigen Flugreise (d.h. der Flug geht über Nacht) ist für den ersten Tag die Anreisepauschale des Abfluglandes (da das Zielland am ersten Tag noch nicht erreicht wurde) und für den zweiten Tag die volle Pauschale der Zieldestination anzusetzen (da eine 24-stündige Abwesenheit vorliegt und das Land der Auswärtstätigkeit erreicht wurde.
• Bei Flugreisen, die mehr als zwei Kalendertage dauern (z.B. wg. Zeitverschiebungen oder längeren Zwischenlandungen), ist laut Gesetz bzw. Richtlinie für den Zwischentag der Verpflegungssatz aus Österreich als Pauschale anzusetzen (auch wenn bspw. der Flug von Frankfurt über Dubai nach Sydney gehen sollte).
• Am Abreisetag wird jeweils die Pauschale des Landes berücksichtigt, in dem der Arbeitnehmer zuletzt tätig geworden ist. Dies ist in aller Regel das Zielland der auswärtigen Tätigkeit.

Was gilt bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten?

Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gelten für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag die folgenden Regelungen:

• Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des Ortes/Landes entscheidend, der vor 24:00 Uhr erreicht wird.
• Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes anzusetzen.
• Fallen Auswärtstätigkeit und die Rückreise aus dem Ausland auf einen Tag, so ist immer die Pauschale des ausländischen Landes anzusetzen.
• Auch ein nur kurzer Aufenthalt im Ausland reicht für den Ansatz bereits aus, sofern die gesamte Dienstreise mehr als 8 Stunden dauert.
• Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Eine Besonderheit beim Verpflegungsmehraufwand folgt aus § 9 Abs. 4a EStG. Hiernach sind die jeweils ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen, sofern dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Kürzung der Verpflegungspauschale:

• um 20% für Frühstück
  z.B. im Inland in 2026 um 5,60 Euro (20% von 28 Euro)
• um jeweils 40% für Mittag- und Abendessen
  z.B. im Inland in 2026 um 11,20 Euro (40% von 28 Euro)

Maßgebend ist dabei jeweils die Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag, d.h. für die 24-stündige Abwesenheit. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.

Unbeachtlich im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung der Verpflegungspauschalen ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird.

Die häufigsten Fälle in der Praxis sind zum einen Hotelübernachtungen, bei denen die Verpflegung (z.B. das Frühstück) im Preis inbegriffen ist oder aber im Rahmen der Bewirtung von Geschäftsfreunden (= arbeitgeberveranlasste Geschäftsessen).

Hinweis: Die Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Geschäftsessen ist nur bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden durchzuführen.

Die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand

Eine wichtige zeitliche Begrenzung beim Verpflegungsmehraufwand ist die sog. Dreimonatsfrist (auch „Dreimonatsregel“ genannt). Sie ist in § 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG geregelt und gilt für 2026 unverändert.

Wird ein Arbeitnehmer längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte tätig, ist der Abzug bzw. die steuerfreie Erstattung der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt. Nach Ablauf dieser drei Monate ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen für diese Tätigkeitsstätte nicht mehr zulässig – auch dann nicht, wenn die Auswärtstätigkeit sachlich unverändert weiterläuft.

Wichtig: Die Dreimonatsfrist betrifft ausschließlich den Verpflegungsmehraufwand. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten bleiben auch nach Ablauf der drei Monate weiterhin erstattungsfähig, solange die Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit erfüllt sind (die Tätigkeitsstätte wird durch den Fristablauf insbesondere nicht zur ersten Tätigkeitsstätte).

Zu beachten sind folgende Eckpunkte:

Beginn der Frist: Die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der Auswärtstätigkeit an der betreffenden Tätigkeitsstätte. Sie läuft kalendermäßig, also unabhängig vom Jahreswechsel.

Unterbrechung und Neubeginn: Wird die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung – Urlaub, Krankheit, Tätigkeit an anderem Ort – ist dabei unerheblich; es kommt allein auf die Dauer von mindestens vier Wochen an. Kürzere Unterbrechungen (z.B. Wochenend-Heimfahrten) lassen die Frist hingegen unangetastet weiterlaufen.
Keine Anwendung in bestimmten Konstellationen:

• bei Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen (z.B. Lkw, Bus, Bahn, Schiff, Flugzeug)
• bei Tätigkeiten in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (z.B. Forstarbeiter, Hafenarbeiter)
• wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird

In diesen Fällen können die Verpflegungspauschalen zeitlich unbegrenzt angesetzt werden.

Praxishinweis: Bei längeren Projekteinsätzen – etwa bei Beratern, Monteuren oder Bauleitern auf derselben Baustelle – sollte der Fristablauf systematisch überwacht werden, damit Verpflegungspauschalen nach Ablauf der drei Monate nicht versehentlich weiter steuerfrei erstattet werden. Andernfalls drohen Nachforderungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung.

4. Reisenebenkosten

Der vierte noch verbleibende Bereich der Reisekosten betrifft die sog. Reisenebenkosten.
Dazu gehören die tatsächlichen Aufwendungen bspw. für:

• Maut- und Autobahngebühren
• Straßen- und Parkplatzbenutzung
• Fähr-Tickets
• Gebühren für die Gepäck-Beförderung und -Aufbewahrung
• Verlust auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände
• Eintrittskarten / Teilnahmegebühren / Tagungsgelder
• Kopier- und Portokosten
• Telefon- und Internetkosten (z.B. WLAN-Nutzung)
• Trinkgelder und Geschenke
• Bewirtungskosten

Keine Reisenebenkosten und damit nicht steuerfrei erstattungsfähig sind bspw.:

• Kosten für die persönliche Lebensführung (z.B. Tageszeitungen, Massagen, Saunaleistungen bei Hotelübernachtungen, Minibar oder Pay-TV)
• Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt werden
• Essengutscheine (z.B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Gutscheinen)
• Der Verlust von Geld oder Schmuck
• Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände