Projektmanagement-Paket

Übersicht

Professionelle Excel-Vorlagen für Ihr Projektmanagement

Unsere Excel-Vorlagen für die Projektplanung und das Projektmanagement sind effektive, einfach benutz- und anpassbare Tools für Projekte aller Art, egal ob groß oder klein, einfach oder komplex.

Viele Anwender denken, dass Vorlagen für das Projektmanagement nur für große, umfangreiche Projekte geeignet sind. Das stimmt so nicht! Auch muss nicht immer eine teure Spezialsoftware wie Microsoft Project, Inloox, Wrike etc. eingesetzt werden.

Eine Excel-Vorlage kann auch bei kleinen Projekten äußerst hilfreich sein. Selbst wenn es nur um wenige Leistungen geht, die nicht viel Zeit beanspruchen, muss trotzdem abgeschätzt werden, wie lange jede Aufgabe dauert, welche Ressourcen sie erfordert und wer die Aufgaben bis wann erledigen soll.

Unsere Excel-Vorlagen sind aus mehreren Gründen praktisch

Details

Diese Vorlagen finden Sie im Projektmanagement-Paket

Aufgrund des positiven Feedbacks von vielen Kunden zu unserem Excel-Projektplanungstool wissen wir, dass am häufigsten Vorlagen benötigt werden, mit denen schnell und einfach sogenannte Gantt-Diagramme (= Balkenpläne) erstellt werden können. Mit diesen lassen sich die einzelnen Teilaufgaben, Arbeitspakete und Meilensteine von Projekten flexibel planen und durch farbige Balken visualisieren.

Aus diesem Grund haben wir im Projektmanagement-Paket hier einen Schwerpunkt gesetzt. Es gibt insgesamt 6 verschiedene, unabhängige Excel-Vorlagen allein für diese Aufgabe. Die einzelnen Vorlagen unterscheiden sich in der Periodizität (Planung auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis) und hinsichtlich der Möglichkeiten verschiedener Planungsphasen und Projektfortschrittseingaben.

Datei 1:  Planung auf Tagesbasis mit bis zu 3 Phasen pro Arbeitspaket
 
Datei 2:  Planung auf Tagesbasis mit 1 Phase und Projektfortschrittseingabe
 
Datei 3:  Planung auf Wochenbasis mit bis zu 3 Phasen pro Arbeitspaket
 
Datei 4:  Planung auf Wochenbasis mit 1 Phase und Projektfortschrittseingabe
 
Datei 5:  Planung auf Monatsbasis mit bis zu 3 Phasen pro Arbeitspaket
 
Datei 6:  Planung auf Monatsbasis mit 1 Phase und Projektfortschrittseingabe
Datei 7:  Projektstrukturplan (PSP), modular für beliebige PSP
 
Datei 8:  Meilensteinplan/Timeline als grafische Übersicht
 
Datei 9:  Arbeitspaketbeschreibung

Das Projektmanagement-Paket enthält neben verschiedenen Projektplanungsvorlagen, mit denen einfach Projektpläne erstellt und als Balkendiagramm (= Gantt-Chart) dargestellt werden können, weitere Excel-Vorlagen zur Erstellung von Projektstrukturplänen (PSP), zur Visualisierung von Meilensteinplänen (= Timelines) sowie zur Erstellung detaillierter Arbeitspaketbeschreibungen.

 

Das als Einzelprodukt angebotene Projektplanungstool (auf Tagesbasis mit 3 Phasen) ist in identischer Ausführung auch Bestandteil des hier beschriebenen «Projektmanagement-Pakets». Aus diesem Grunde verweisen wir für nähere Informationen auf die ausführliche Vorstellung dieser Vorlage auf unsere Seite «Excel-Projektplanungstool».

Das «Projektmanagement-Paket» enthält darüber hinaus aber noch 5 weitere Vorlagen zur Erstellung von Projektplänen mit Balkenformatierung.

Auf diese Weise erhalten Sie einen kostengünstigen Werkzeugkoffer für Projektplanungen mit verschiedenen Zeitintervallen (Tages-, Wochen oder Monatsbasis) und unterschiedlichen Anforderungen hinsichtlich der Planungsphasen (einphasig mit Projektfortschrittseingabe oder bis zu 3-phasig).

Durch die Auswahlmöglichkeit verschiedener Zeitintervalle sind Sie in der Lage, auch langfristige Projekte schnell, einfach und übersichtlich planen zu können. Bei allen Vorlagen dieser Kategorie können nicht nur Plandaten/-dauern, sondern auch IST-Dauern für die einzelnen Teilaufgaben eingegeben und berücksichtigt werden, so dass ein Projektcontrolling möglich ist. Bei den Tagesversionen können bei Bedarf automatisch Feiertage bei der Berechnung der Fertigstellungsdaten berücksichtigt werden (und zwar bundesland- bzw. kantonspezifisch für die Länder Deutschland, Österreich und die Schweiz).

Der Projektstrukturplan (PSP oder im Englischen work breakdown structure (=  WBS)) ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Gemäß DIN 69901-5:2009 definiert sich der PSP als „vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste“.

Mit Hilfe eines PSP generieren Sie einen strukturierten Überblick über Ihr Projekt. Er ist die Grundlagenplanung für ein Projekt schlechthin, d.h. Basis für die Termin- und Ablaufplanung sowie die Ressourcen- und Kostenplanung. Dabei kann der PSP der reinen Anschauung dienen (informatorischer Überblick), aber auch zu einem Controlling-Instrument weiterentwickelt werden.

Der PSP bildet in aller Regel auch die Grundlage für die Erstellung eines Gantt-Diagrammes. Sofern Sie den Projektstrukturplan ausschließlich phasenorientiert planen und auch bereits die Start- und Endzeitpunkte jedes Arbeitspaketes erfassen, können die Informationen 1:1 in eines der im Paket enthaltenen Projektplanungstools übertragen werden, um auf diese Weise schnell ein passendes Gantt-Diagramm zu erstellen.

In der Vorlage Projektstrukturplan lassen sich zu planende Projekte grundsätzlich in drei Ebenen gliedern:

  1. Ebene: Das Projekt selber
  2. Ebene: Die Teilprojekte bzw. Teilaufgaben
  3. Ebene: Die einzelnen Arbeitspakete

Je nach Komplexität des Projekts und gewünschtem Detailgrad lassen sich in der Vorlage natürlich weitere Ebenen ergänzen (z.B. als 4. Ebene die einzelnen Aufgaben eines Arbeitspaketes etc.).

Mit einer Meilensteinplanung lässt sich ein Projekt in zeitlich abgetrennte Abschnitte untergliedern. An Phasenübergängen und zu weiteren wichtigen Zeitpunkten werden Meilensteine definiert, an denen definierte Projektergebnisse vorliegen sollen.

Als grobe Planungsmethode wird die Phasen- bzw. Meilensteinplanung häufig in einer frühen Projektphase durchgeführt. Das Ergebnis ist eine übersichtliche grafische Darstellung, aus der der grobe zeitliche Projektablauf mit den wichtigsten Terminen hervorgeht.

Im Excel-Meilensteinplan von Fimovi wird die übersichtliche Grafik automatisch generiert. Dazu müssen Sie lediglich ihre Projektdetails in eine einfache Tabelle eintragen.

Die wesentlichen Vorteile eines Projekt-Meilensteinplanes sind:

  • Übersichtliche grafische Darstellung des zeitlichen Projektverlaufs
  • Definition von wichtigen Entscheidungs- und Orientierungspunkten im Projekt
  • Reduzierung der Komplexität durch Fokussierung auf diese wesentlichen (Teil- bzw. Zwischen-) Ziele
  • Schnell und einfach durchführbar
  • Basis für weitere detailliertere Planungsschritte

Die Arbeitspaketbeschreibung ist die logische Fortsetzung des Projektstrukturplans (PSP). Im Projektstrukturplan werden PSP-Code, Name, Termine, Verantwortlichkeit und Fortschritt der Arbeitspakete in Kurzform definiert und übersichtlich abgebildet.

Jedes Arbeitspaket (AP) – definiert als eine in sich geschlossene und nicht mehr teilbare Aufgabe – benötigt eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Aufgaben, die dem verantwortlichen Mitarbeiter und allen Projektbeteiligten als Arbeitsanweisung dient.

Aufgabe der Arbeitspaketbeschreibung ist es daher, die Aufgabenstellung sowie alle erforderlichen Tätigkeiten und Maßnahmen im Zuge der Abarbeitung des Arbeitspaketes im Detail zu definieren. Nicht fehlen dürfen dabei die erwarteten bzw. angestrebten Ergebnisse nach Abarbeitung des AP.

Die im «Projektmanagement-Paket» enthaltene Excel-Vorlage enthält alle wichtigen Informationen zur Beschreibung individueller Arbeitspakete. Die Vorlage ist so vorformatiert, dass Sie übersichtlich und einfach auf eine DIN-A4 Seite ausgedruckt werden kann und alle standardmäßig immer wieder vorkommenden Informationen enthält (z.B. Name und Nr. des AP, Zugehörigkeit zu Teilprojekt, Aufgabenbeschreibung, angestrebte Ergebnisse, notwendige Tätigkeiten etc.).

Die wesentlichen Ziele einer Arbeitspaketbeschreibung sind:

  • Definition und Klarstellung der erforderlichen Detailaufgaben
  • Zuordnung der Verantwortlichkeiten im Projekt
  • Terminplanung auf Arbeitspaketebene
  • Schaffung einer Basis für ein Leistungs- und Termincontrolling
  • Schaffung von Transparenz und Orientierung im Projektteam für die Projektarbeit

Handbuch

Für die Excel-Vorlagen im Projektmanagement-Paket haben wir ein ausführliches Handbuch mit vielen Hintergrundinformationen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Nutzung und individuellen Anpassung erstellt.

Screenshots

Erhalten Sie einen ersten Eindruck von den Vorlagen im Excel-Projektmanagement-Paket, indem Sie sich die folgenden, ausgewählten Screenshots ansehen. Klicken Sie auf ein Bild für eine Anzeige in Originalgröße.

Kundenstimmen

Inhaltsverzeichnis

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